Как российской компании выбрать эффективное IDP-решение

Система для интеллектуальной обработки документов (IDP, Intellectual Document Processing) — must-have для каждой крупной организации, которая стремится к эффективному управлению операционными процессами с помощью цифровых инструментов. Олег Сажин, советник генерального директора Content AI, рассказал, как грамотно подойти к выбору такого решения и на какие особенности, характерные для отечественного рынка, обратить внимание.

По словам эксперта, подходов к выбору оптимального IDP-решения может быть несколько в зависимости от специфики деятельности организации и ее приоритетных задач. Но при любом раскладе в первую очередь необходимо сформулировать цель внедрения и ожидания от него.

Чтобы установка столь сложного ПО не выглядела как латание дыр, а позволила ему стать важным компонентом внутреннего операционного каркаса, стоит предварительно провести тщательный анализ текущих бизнес-процессов: выявить слабые места, причины их появления и спровоцированные ими убытки или снижение производительности. После этого следует проработать новые механики решения задач, наметить цели и показатели эффективности и только потом переходить к выбору инструментов автоматизации, которые и будут производить операции.

При оценке конкретных платформ важно ориентироваться на следующие факторы.

Качество распознавания

Этот показатель может варьироваться для разных типов документов в зависимости от ряда условий. Ключевой показатель квалификации вендора и зрелости его решения заключается в способности дообучать систему для наилучшего распознавания конкретных документов заказчика.

Производительность

У каждой компании есть свой объем необходимых для обработки документов: от 100 страниц до 3 млн в сутки. Обращайте внимание на способность IDP-решения справляться с определенным потоком документов или наличие в нем возможности регулировать производительность в зависимости, например, от сезонной нагрузки бизнеса.

Надежность и устойчивость

Способность выдерживать постоянную высокую нагрузку и сохранять при этом полную работоспособность — важнейшая характеристика IDP-решения, которая обеспечивает стабильность системы управления информационными потоками.

Интеграционные возможности и адаптивность

ИТ-ландшафт в крупных компаниях всегда обладает своими особенностями, обусловленными спецификой деятельности организации и используемым ПО, часто самописным. Возможность легко встроить IDP-решение в корпоративную информационную среду, не повредив при этом существующие отлаженные процессы, снимает большой блок проблем для внутренней ИТ-службы и компании-интегратора.

Масштабируемость

Каждый бизнес планирует свое развитие, исходя из перспектив роста. Выбирая IDP-решение, стоит учитывать тот факт, что через 2−3 года объем документов, проходящих через компанию, может увеличиться пропорционально ее выручке. Или же появится необходимость выстроить новую цепочку обработки информации с другими вводными. И система должна быть готова отвечать на эти изменения.

Удобство использования

Современные бизнес-пользователи ожидают от корпоративных продуктов не только решения заявленных задач, но и комфортного опыта взаимодействия с ними. Это включает и простоту устройства всех базовых сценариев работы системы, и возможность самостоятельно осуществлять нужные настройки, и понятность языка документации по продукту.

Возможность кастомных доработок

Опция дополнительной доработки продукта под специфические требования заказчика есть далеко не у всех вендоров. Есть те, кто работает по модели продажи коробочных решений с определенными по умолчанию параметрами и не готов вносить какие-либо модификации в систему.

Кроме того, нужно смотреть на специализацию самого IDP-решения: существуют как универсальные, гибкие в настройках продукты, так и заточенные на решение узких задач, например, распознавание конкретных видов документов.

При наличии качественных характеристик по всем названным параметрам и соответствии решения техническим и операционным требованиям заказчика, можно говорить, что оно будет эффективно.