Документооборот — важная часть деятельности компании. Однако ручная обработка бумаг, согласования и поиск документов требуют времени и ресурсов. И по мере масштабирования компании время на данные операции только увеличивается — как и статья расходов.
Цифровизация документооборота позволяет сократить прямые расходы, снизить нагрузку на сотрудников и ускорить ключевые бизнес-процессы. Разберемся, за счет каких механизмов это происходит и какую роль в этом играют современные решения для интеллектуальной обработки документов.
Цифровизация документооборота позволяет сократить прямые расходы, снизить нагрузку на сотрудников и ускорить ключевые бизнес-процессы. Разберемся, за счет каких механизмов это происходит и какую роль в этом играют современные решения для интеллектуальной обработки документов.
Прямые затраты: бумага, печать, логистика
Классический бумажный документооборот предусматривает целый набор прямых расходов:
Эти затраты масштабируются вместе с объемом операций: чем больше документов проходит через компанию, тем выше стоимость их обработки. По статистике, один офисный сотрудник в среднем использует около десяти тысяч листов бумаги в год.
Однако зачастую документы поступают в виде PDF-файлов и сканов разного качества. Это счета, акты, накладные, различные договоры и соглашения. Полный отказ от бумажных оригиналов не всегда возможен, поэтому цифровизация начинается с перевода таких документов в электронный формат, который позволяет быстро и удобно решать различные задачи с документами.
Именно эту задачу закрывают различные решения для работы с документами. Например, редактор ContentReader PDF позволяет распознавать и редактировать данные в PDF-файлах и сканах и использовать их в цифровых процессах. Чтобы понять, откуда возникает экономический эффект, достаточно сравнить два сценария.
Именно за счет исключения промежуточных этапов снижаются затраты на печать, физическую обработку и логистику, а стоимость обработки одного документа становится существенно ниже.
- печать;
- расходные материалы;
- обслуживание офисной техники;
- курьерские и почтовые отправления.
Эти затраты масштабируются вместе с объемом операций: чем больше документов проходит через компанию, тем выше стоимость их обработки. По статистике, один офисный сотрудник в среднем использует около десяти тысяч листов бумаги в год.
Однако зачастую документы поступают в виде PDF-файлов и сканов разного качества. Это счета, акты, накладные, различные договоры и соглашения. Полный отказ от бумажных оригиналов не всегда возможен, поэтому цифровизация начинается с перевода таких документов в электронный формат, который позволяет быстро и удобно решать различные задачи с документами.
Именно эту задачу закрывают различные решения для работы с документами. Например, редактор ContentReader PDF позволяет распознавать и редактировать данные в PDF-файлах и сканах и использовать их в цифровых процессах. Чтобы понять, откуда возникает экономический эффект, достаточно сравнить два сценария.
- При бумажной обработке документ доставляется курьером, принимается на ресепшене, затем сканируется, загружается в систему и только после этого передается профильному специалисту. В этом процессе последовательно участвуют несколько сотрудников, а передача данных из точки, А в точку Б может занимать несколько дней.
- При работе с электронными документами этот путь значительно сокращается. Данные поступают сразу в цифровом виде и могут быть быстро обработаны ответственным сотрудником. В процессе участвуют только отправитель и получатель, а время обработки сокращается до нескольких минут.
Именно за счет исключения промежуточных этапов снижаются затраты на печать, физическую обработку и логистику, а стоимость обработки одного документа становится существенно ниже.
Время сотрудников как скрытая статья расходов
В компаниях малого и среднего бизнеса документооборот как совокупность процессов движения и согласования документов часто уже частично цифровизирован. Используются электронная почта, офисные редакторы и файловые хранилища. При этом обработка документов по большей части осуществляется вручную.
Именно на этом этапе снижается эффективность сотрудников. Значительная часть рабочего времени уходит не на профильные задачи, а на поиск нужных версий документов, пересылку файлов, согласование правок и контроль статусов. В результате один и тот же сотрудник выполняет меньше полезных операций, чем мог бы при наличии удобных специализированных инструментов для работы с документами.
Эти потери редко учитываются напрямую, но в совокупности формируют скрытые операционные издержки. Бизнес может недополучать результат от текущего штата и вынужден компенсировать падение производительности за счет найма дополнительных сотрудников.
Решения для обработки документов сокращают эти невидимые расходы благодаря:
По сути, цифровизация становится альтернативой расширению штата. Вместо найма дополнительных сотрудников компания повышает производительность текущей команды за счет устранения или сокращения ручных операций.
Именно на этом этапе снижается эффективность сотрудников. Значительная часть рабочего времени уходит не на профильные задачи, а на поиск нужных версий документов, пересылку файлов, согласование правок и контроль статусов. В результате один и тот же сотрудник выполняет меньше полезных операций, чем мог бы при наличии удобных специализированных инструментов для работы с документами.
Эти потери редко учитываются напрямую, но в совокупности формируют скрытые операционные издержки. Бизнес может недополучать результат от текущего штата и вынужден компенсировать падение производительности за счет найма дополнительных сотрудников.
Решения для обработки документов сокращают эти невидимые расходы благодаря:
- быстрому поиску по атрибутам и содержимому;
- прозрачным маршрутам согласования;
- автоматическим уведомлениям и статусам.
По сути, цифровизация становится альтернативой расширению штата. Вместо найма дополнительных сотрудников компания повышает производительность текущей команды за счет устранения или сокращения ручных операций.
Архивы и хранение: меньше пространства, меньше рисков
Физические архивы — еще один источник затрат, который часто недооценивают. Обслуживание, систематизация и доступ к документам требуют времени и денег. При этом потеря или повреждение документов может обернуться не только дополнительными расходами, но и юридическими рисками.
Цифровые архивы позволяют:
Цифровые архивы позволяют:
- отказаться от физического хранения документов;
- обеспечить быстрый доступ к данным при аудитах и проверках;
- снизить риски утраты первичной документации.
Практика внедрения цифрового документооборота показывает, что экономический эффект становится заметен уже в первый год использования — особенно в компаниях, работающих в регулируемых отраслях или с большим количеством контрагентов.
Скорость согласования и снижение ошибок
В бумажных процессах согласование документов часто растягивается на дни или недели. Документы печатаются, передаются между подразделениями, теряются или возвращаются на доработку.
Цифровой документооборот сокращает этот цикл за счет:
Ручная обработка документов также неизбежно связана с человеческим фактором: ошибки при вводе данных, дублирование информации, использование устаревших версий.
Цифровой документооборот сокращает этот цикл за счет:
- электронных маршрутов согласования;
- параллельной работы нескольких участников;
- электронной подписи;
- прозрачного контроля этапов.
Ручная обработка документов также неизбежно связана с человеческим фактором: ошибки при вводе данных, дублирование информации, использование устаревших версий.
По данным исследования «Ростелекома», затраты бизнеса на печать и сопутствующие операции могут достигать до 14%, при этом около 17% распечатанных документов так и не используются — сотрудники забывают их в принтерах или печатают повторно.
Ускорение выставления счетов и влияние на денежный оборот
Еще один процесс, связанный с документацией, — финансовый оборот компании. Чем быстрее счет или акт проходит путь от формирования до подписания и учета, тем быстрее обязательства отражаются в системе и начинается цикл получения оплаты.
Цифровизация позволяет сократить этот цикл, уменьшить задержки и повысить предсказуемость поступлений. Когда данные из счетов и актов извлекаются автоматически и без задержек, документы быстрее попадают в бухгалтерский учет и проходят согласование.
Цифровизация позволяет сократить этот цикл, уменьшить задержки и повысить предсказуемость поступлений. Когда данные из счетов и актов извлекаются автоматически и без задержек, документы быстрее попадают в бухгалтерский учет и проходят согласование.