Экономика документооборота: как цифровизация снижает операционные издержки

Документооборот — важная часть деятельности компании. Однако ручная обработка бумаг, согласования и поиск документов требуют времени и ресурсов. И по мере масштабирования компании время на данные операции только увеличивается — как и статья расходов.

Цифровизация документооборота позволяет сократить прямые расходы, снизить нагрузку на сотрудников и ускорить ключевые бизнес-процессы. Разберемся, за счет каких механизмов это происходит и какую роль в этом играют современные решения для интеллектуальной обработки документов.

Классический бумажный документооборот предусматривает целый набор прямых расходов:

• печать;
• расходные материалы;
• обслуживание офисной техники;
• курьерские и почтовые отправления.

Эти затраты масштабируются вместе с объемом операций: чем больше документов проходит через компанию, тем выше стоимость их обработки. По статистике, один офисный сотрудник в среднем использует около десяти тысяч листов бумаги в год.

Однако зачастую документы поступают в виде PDF-файлов и сканов разного качества. Это счета, акты, накладные, различные договоры и соглашения. Полный отказ от бумажных оригиналов не всегда возможен, поэтому цифровизация начинается с перевода таких документов в электронный формат, который позволяет быстро и удобно решать различные задачи с документами.

Именно эту задачу закрывают различные решения для работы с документами. Например, редактор ContentReader PDF позволяет распознавать и редактировать данные в PDF-файлах и сканах и использовать их в цифровых процессах. Чтобы понять, откуда возникает экономический эффект, достаточно сравнить два сценария.

1. При бумажной обработке документ доставляется курьером, принимается на ресепшене, затем сканируется, загружается в систему и только после этого передается профильному специалисту. В этом процессе последовательно участвуют несколько сотрудников, а передача данных из точки, А в точку Б может занимать несколько дней.
2. При работе с электронными документами этот путь значительно сокращается. Данные поступают сразу в цифровом виде и могут быть быстро обработаны ответственным сотрудником. В процессе участвуют только отправитель и получатель, а время обработки сокращается до нескольких минут.

Именно за счет исключения промежуточных этапов снижаются затраты на печать, физическую обработку и логистику, а стоимость обработки одного документа становится существенно ниже.

В компаниях малого и среднего бизнеса документооборот как совокупность процессов движения и согласования документов часто уже частично цифровизирован. Используются электронная почта, офисные редакторы и файловые хранилища. При этом обработка документов по большей части осуществляется вручную.

Именно на этом этапе снижается эффективность сотрудников. Значительная часть рабочего времени уходит не на профильные задачи, а на поиск нужных версий документов, пересылку файлов, согласование правок и контроль статусов. В результате один и тот же сотрудник выполняет меньше полезных операций, чем мог бы при наличии удобных специализированных инструментов для работы с документами.

Эти потери редко учитываются напрямую, но в совокупности формируют скрытые операционные издержки. Бизнес может недополучать результат от текущего штата и вынужден компенсировать падение производительности за счет найма дополнительных сотрудников.

Решения для обработки документов сокращают эти невидимые расходы благодаря:

• быстрому поиску по атрибутам и содержимому;
• прозрачным маршрутам согласования;
• автоматическим уведомлениям и статусам.

По сути, цифровизация становится альтернативой расширению штата. Вместо найма дополнительных сотрудников компания повышает производительность текущей команды за счет устранения или сокращения ручных операций.

Физические архивы — еще один источник затрат, который часто недооценивают. Обслуживание, систематизация и доступ к документам требуют времени и денег. При этом потеря или повреждение документов может обернуться не только дополнительными расходами, но и юридическими рисками.

Цифровые архивы позволяют:

• отказаться от физического хранения документов;
• обеспечить быстрый доступ к данным при аудитах и проверках;
• снизить риски утраты первичной документации.

В бумажных процессах согласование документов часто растягивается на дни или недели. Документы печатаются, передаются между подразделениями, теряются или возвращаются на доработку.

Цифровой документооборот сокращает этот цикл за счет:

• электронных маршрутов согласования;
• параллельной работы нескольких участников;
• электронной подписи;
• прозрачного контроля этапов.

Ручная обработка документов также неизбежно связана с человеческим фактором: ошибки при вводе данных, дублирование информации, использование устаревших версий.

Еще один процесс, связанный с документацией, — финансовый оборот компании. Чем быстрее счет или акт проходит путь от формирования до подписания и учета, тем быстрее обязательства отражаются в системе и начинается цикл получения оплаты.

Цифровизация позволяет сократить этот цикл, уменьшить задержки и повысить предсказуемость поступлений. Когда данные из счетов и актов извлекаются автоматически и без задержек, документы быстрее попадают в бухгалтерский учет и проходят согласование.