Как сравнивать документы без ручной проверки: обзор модуля сравнения в ContentReader PDF

Необходимость сравнения документов — одна из важнейших задач в корпоративных процессах. Когда документы существуют в разных форматах, на разных языках и с разным качеством исходников, ручная проверка может занимать много времени и усложнять работу. В таких случаях особенно важно иметь инструмент, который помогает быстро и точно находить различия между версиями.

Именно такую задачу решает модуль Content AI Сравнение документов в редакторе ContentReader PDF. В этой статье разберем, как он работает и в каких сценариях может оказаться особенно полезен.

В корпоративной среде документы редко существуют в одной версии. Контракты редактируются несколькими сторонами, техническая документация обновляется итеративно, а процесс согласования проходит через десятки сотрудников. При этом различия между версиями не всегда очевидны: меняется формулировка, запятая, порядок пунктов или отдельное слово, которое влияет на смысл.

В результате сравнение файлов становится узким местом в процессах: оно требует значительных временных затрат, плохо масштабируется и несет риски пропустить ошибки, которые могут стоит бизнесу миллионы.

ContentReader PDF позволяет сравнивать документы независимо от их формата и умеет работать с файлами разного качества. В основе модуля — интеллектуальный анализ текста, который работает не только с цифровыми PDF-файлами, но и со сканами, изображениями и документами Word.

Одна из ключевых возможностей инструмента — сравнение документов разных типов:

• PDF и DOCX;
• PDF и сканы;
• сканы между собой.

Это полезно в бизнес-сценариях, когда одна версия приходит от контрагента в виде скана, а другая существует как редактируемый файл.

Система умеет распознавать текст на более чем 190 языках и сравнивать документы. Это позволяет использовать решение в международных проектах и компаниях с распределенной структурой, где документы могут поступать из разных стран и на разных языках.

Модуль Content AI Сравнение документов фиксирует различия не только на уровне абзацев или строк, но и отдельных символов:

• изменения в словах;
• замены знаков препинания;
• удаленные или добавленные фрагменты текста.

Все изменения подсвечиваются непосредственно в документе. Пользователь видит, что и где было изменено без необходимости сопоставлять версии вручную.

Формат особенно удобен для процессов с большим количеством согласующих, экспертиз и внутренних проверок, когда важно быстро оценить объем и характер правок.

Результаты сравнения можно сохранить:

• в виде отчета о различиях;
• в формате DOCX или PDF с комментариями и заметками.

Сравнение документов в ContentReader PDF используется в задачах, где важно быстро и точно находить изменения: при согласовании договоров, проверке правок в технической документации, работе с архивными документами и сканами, а также перед финальным утверждением или публикацией документов.

Юридическая экспертиза договоров и приложений: модуль сравнений позволяет быстро выявлять изменения между версиями договоров, дополнительными соглашениями и приложениями. Это особенно важно при согласовании между сторонами, когда документы возвращаются с комментариями, правками или в виде сканов.

Инструмент помогает точно зафиксировать, что именно изменилось, и избежать ошибок, связанных с ручной проверкой.

Контроль изменений в технической и проектной документации: в инженерных, строительных и производственных проектах даже незначительные правки могут влиять на итоговый результат. ContentReader PDF помогает сравнивать текстовые блоки в версиях технической документации, спецификаций и проектных материалов.

Работа с отсканированными документами: файлы в компаниях часто существуют в виде сканов разного качества. Модуль Content AI Сравнение документов позволяет работать с ними наравне с цифровыми файлами и находить различия между версиями, независимо от формата исходных материалов.

Проверка корректности правок перед публикацией или подписанием: перед финальным утверждением документа важно убедиться, что в него не попали случайные изменения. Модуль сравнений помогает оперативно проверять итоговые версии и снижает риски утверждения некорректной версии.

Модуль сравнения в ContentReader PDF — это инструмент, который позволяет точно видеть различия между версиями файла и понимать, как они влияют на итоговый результат. Модуль Content AI Сравнение документов снижает долю ручной работы, уменьшает риск ошибок и делает работу с документами гораздо проще и удобнее.