Как выбрать редакцию и тип лицензии ContentReader® PDF 16

На первый взгляд, покупка PDF-редактора для компании выглядит просто: количество сотрудников умножается на цену лицензии и отправляется заявка в закупки. На практике такой подход приводит либо к существенной переплате, либо к ситуации, когда купленные лицензии не подходят под реальный сценарий работы (и часто при этом приходится докупать еще).

Одни сотрудники работают с PDF-редактором целый день, другие запускают его раз в неделю на десять минут. Покупать одинаковые лицензии для тех и других — все равно что выдавать каждому работнику служебный автомобиль, хотя половина из них никогда не будет ездить на встречи.

Лицензирование в ContentReader PDF 16 устроено так, чтобы вы платили только за реально использующиеся в компании сценарии работы с PDF-редактором. Главное — правильно выбрать редакцию и тип лицензии.

Для организаций доступны две редакции продукта. Варианта Standard в корпоративной линейке нет, он доступен только для индивидуальных пользователей — физических лиц.

Базовая корпоративная версия, которая решает стандартный пул задач: создание, редактирование, конвертация и распознавание PDF-документов. Этого достаточно большинству компаний, где работа с PDF — рутинная, но не профильная: бухгалтерия, отделы продаж, HR, административный блок.

Кому подойдет: компаниям, которым нужен надежный универсальный инструмент без излишеств.

В этой редакции присутствует все то же, что в Business, плюс две функции, которые в реальной жизни окупаются очень быстро:

• Сравнение документов. Программа находит даже минимальные различия между версиями файлов и работает в том числе с разными форматами: PDF и Word, Word и Excel и так далее. На этом часы рабочего времени могут сэкономить все, кто ежедневно сличает версии документов вручную — юристы, специалисты по тендерам, договорники, комплаенс. А там, где раньше пропускали правку и получали проблему на миллионы — теперь не пропускают.
• Автоматическая обработка до 5 000 страниц в месяц. Можно настроить сценарий, чтобы и документы обрабатывались без участия человека: распознавались, конвертировались, сохранялись в нужный формат. Тут PDF-редактор уже превращается в полноценный инструмент автоматизации документооборота.

Кому подойдет: компаниям с большим документопотоком, юридическим и финансовым департаментам, тендерным отделам, организациям, где важна скорость и точность сверки версий.

Редакция ContentReader® PDF 16 Corporate особенно актуальна компаниям, где хотя бы один сотрудник регулярно сравнивает документы вручную или где задумывались об автоматизации обработки. В этих случаях редакция Corporate окупится почти сразу. Если такой задачи нет, редакции Business будет вполне достаточно.

Для редакций Business и Corporate доступны четыре типа лицензий. И именно здесь чаще всего теряются или экономятся бюджеты.

Программа устанавливается и активируется прямо на рабочем компьютере. Сервер лицензирования не нужен, подключение к сети тоже.

Этот вариант подойдет автономным сотрудникам, работникам на удаленке, для установки на изолированные машины (например, в защищенном контуре).

Ограничения: нет централизованного управления, нельзя создавать административные пакеты для массовой установки.

Поставляется от 1 шт. Это единственный тип лицензии, которую можно купить поштучно.

Устанавливается на сервер лицензирования, затем закрепляется за конкретными компьютерами по их сетевым именам. Каждая лицензия привязана к своей машине.

В этом варианте есть централизованное управление: ИТ-отдел видит, где какие лицензии, может перераспределять их, использовать административные пакеты для развертывания. Постоянное подключение к сети после активации не требуется.

Этот вариант подойдет компаниям с закрепленными рабочими местами, где сотрудники постоянно пользуются PDF-редактором.

Поставляется от 3 шт.

Этот вариант также работает по принципу «одна лицензия — одна машина», но без сервера лицензирования, устанавливается локально.

Подойдет компаниям, где есть закрепленные рабочие места, но по политикам безопасности или особенностям инфраструктуры сетевую установку сделать нельзя.

Из ограничений — отсутствие централизованного управления.

Поставляется от 3 шт.

Вариант, с которым можно более гибко поработать над задачами экономии. Программа ставится на сервер и на любое количество компьютеров в локальной сети. Лицензии не привязаны к конкретным машинам.

Когда сотрудник открывает ContentReader PDF 16, система автоматически выдает ему первую свободную лицензию из пула. При закрытии программы лицензия возвращается в пул и становится доступна остальным сотрудникам.

В чем выгода: если в компании 200 человек, но одновременно с PDF работают максимум 30, можно приобрести не 200 лицензий, а 30. Экономия тут может достигать 70−80% от бюджета на лицензии.

Этот вариант подойдет компаниям, где PDF-редактор сотрудникам нужен периодически. Например, там, где есть большие отделы, где люди работают в разное время. Это могут быть производственные предприятия, банки, госструктуры и т. д., где «ширина» использования больше, чем «глубина».

Поставляется от 11 шт.

В этой лицензии есть все то же самое, что у Concurrent, плюс одна критически важная вещь: после однократного подключения к серверу лицензирования программа может работать автономно заранее заданное количество дней.

После истечения срока нужно одно подключение, и автономный период начинается заново.

Этот вариант подойдет мобильным сотрудникам, ктем, кто в командировках, региональным представителям, аудиторам на выезде, инженерам на объектах с нестабильным интернетом. Количество автономных дней определяется индивидуально при покупке.

Поставляется от 11 шт.

Компания на 150 человек приобретает 150 лицензий Business Per Seat на 1 год. Фактически PDF-редактором одновременно пользуется максимум 40 человек. Переплата в этом случае составит около 110 лицензий.

Правильное решение: приобрести 40−50 лицензий Concurrent. Экономия при этом составит практически две трети изначального бюджета.

Юридический отдел использует редакцию ContentReader® PDF 16 Business и тратит по 2−3 часа в день на ручное сравнение договоров. Переход на редакцию Corporate с функцией сравнения документов окупится за один-два месяца за счет высвобожденного времени специалистов с высокой стоимостью рабочего времени.

Сотрудники в разъездах не могут работать с редакцией ContentReader® PDF 16 Concurrent без доступа к интернету. Решением тут станет приобретение лицензий Roaming, с которым доступна автономная работа на нужное число дней.

Грамотно подобранная связка редакции и типа лицензии ContentReader® PDF 16 позволяет сократить бюджет на закупку и при этом повысить эффективность работы с документами.

Наши специалисты помогут рассчитать оптимальный сценарий под структуру и задачи вашей компании: office@contentai.ru