Как создавать и заполнять PDF-формы в ContentReader PDF

PDF-форма — это PDF-документ с полями для заполнения: флажками, текстовыми полями, переключателями, выпадающими списками, списками и полями для цифровых подписей.

Пользователь может выбирать нужное значение или вводить текст прямо в документе, а заполненную или пустую форму можно распечатать, сохранить в нужном формате или отправить по электронной почте.

Быстрое заполнение
Опросы и анкеты заполняются прямо в документе, а заполненную форму сразу можно отправить дальше по почте или сохранить в нужном формате.

Меньше ошибок
Готовые варианты в выпадающих списках и переключателях избавляют от опечаток и разночтений. Вместо «Москва», «москва», «г. Москва» и «Московская область» пользователь выбирает один вариант из списка, и данные приходят в единообразном виде. Вероятность ошибки при заполнении снижается по сравнению с бумажным или ручным вводом.

Работа в закрытом контуре
Использование PDF-форм пригодится, если в компании есть ограничения на передачу данных за пределы корпоративного контура. Бланк можно раздать по внутренней сети или отправить по почте, получатели заполнят его на своих компьютерах в ContentReader PDF, без передачи наружу.

Для компаний, которым нельзя размещать анкеты сотрудников в сторонних облачных сервисах, это единственный рабочий вариант: не нужно заводить аккаунт у внешнего поставщика и передавать ему персональные данные. Аналогично это будет работать для школ и вузов — анкеты родителей, согласия, заявления и экзаменационные бланки остаются в локальной инфраструктуре, без передачи в сторонние решения и внешнего хранения.

Обязательные поля сразу видны
Создатель формы может отметить обязательные к заполнению поля. Они визуально выделяются, и пользователь сразу видит, где данные нужны в первую очередь. При этом остается возможность сохранить, отправить или распечатать форму даже с незаполненными обязательными полями.

Эта функциональность настраивается в свойствах каждого поля через опцию «Обязательно для заполнения» в группе «Основные свойства». Обязательные для заполнения поля выделяются розовой рамкой со звездочкой, и заполняющий видит, где данные нужны в первую очередь.

Единый шаблон для повторяющихся документов
Одну и ту же форму можно использовать многократно: пустой бланк рассылается сотрудникам, клиентам или заявителям, а заполненные копии возвращаются с данными в едином виде. Печатать и сканировать каждый экземпляр не нужно, что поможет существенно сэкономить время.

• HR и кадры для создания анкет кандидатов, личных карточек сотрудников, заявлений (на отпуск и др.).
• Банки и страховые компании для создания заявок на кредиты, полисов, а также анкет клиентов.
• Государственные органы для создания заявлений и обращений граждан, форм отчетности.
• Образовательные организации для экзаменационных бланков, заявлений учащихся, анкет и тестов.

А также функциональность PDF-форм пригодится всем, кто работает с анкетами, заявками, опросами и кому нужно собирать данные без облачных сервисов.

ContentReader PDF позволяет собрать форму с нуля или добавить поля в готовый документ.

Шаг 1. Откройте документ
Создайте новый PDF-документ или откройте существующий файл, в который нужно добавить поля.

Шаг 2. Войдите в режим редактирования форм
На панели инструментов нажмите кнопку редактирования форм. В левом верхнем углу программы появится панель с типами полей, доступных для добавления в документ.

Шаг 3. Добавьте поля
Выберите на панели тип поля, щелкните левой кнопкой мыши в нужном месте документа, и поле стандартного размера появится в этой точке. Чтобы задать свой размер, зажмите левую кнопку мыши и нарисуйте поле нужной величины или растяните стандартное до нужного размера.

Шаг 4. Настройте свойства полей
Кликните по добавленному полю, и в правой части окна появятся его свойства. Здесь задаются имя поля или группы, подсказка, размер и положение, обязательность заполнения. Набор свойств зависит от типа поля.

Шаг 5. Расположите поля в документе
Перетащите элементы в нужные места страницы (их перемещение возможно только в пределах одной страницы). Чтобы посмотреть, как форма будет выглядеть для пользователя, выйдите из режима редактирования (нажав кнопку на панели инструментов или через клавишу Esc).

Шаг 6. Сохраните форму
Выйдите из режима редактирования и сохраните документ как Документ PDF (Файл > Сохранить как... > Документ PDF) — так форма останется доступной для заполнения. При сохранении в другие форматы, например DOCX, форма станет недоступной для редактирования: в файле останется только заполненная или пустая форма.

ContentReader PDF позволяет работать с полями в любых PDF-документах: добавлять, менять размеры и свойства, копировать, создавать связанные копии, перемещать в пределах страницы и удалять.

Изменение свойств и размера
Войдите в режим редактирования форм и щелкните на нужном поле — свойства появятся в правой части окна. Размер задается двумя способами: в группе «Размер и положение» через значения Ш (ширина) и В (высота) либо перетаскиванием рамки поля мышью.

Перемещение
Наведите курсор на поле, зажмите левую кнопку мыши и перетащите элемент в нужное место страницы (это возможно только в пределах одной страницы).

Копирование
Щелкните на поле правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» (или выделите поле и нажмите Ctrl+C), затем вставьте в нужное место через контекстное меню или Ctrl+V. Копия сохраняет свойства исходного поля, кроме имени поля или группы. Поле цифровой подписи можно скопировать только пустым.

Связанная копия
В контекстном меню поля выберите «Создать связанную копию» и вставьте ее в нужное место. Такая копия повторяет все свойства исходного поля, а главное — когда пользователь заполняет поле, все его связанные копии заполняются тем же значением. Это удобно, если одни и те же данные нужно указать на нескольких страницах. Связь разрывается, если изменить имя поля или группы у копии: дальше она заполняется независимо.

Удаление
Выделите поле и нажмите Delete либо выберите «Удалить» в контекстном меню

ContentReader PDF позволяет просматривать, заполнять, сохранять и печатать формы. Чтобы заполнить форму, выйдите из режима редактирования (кнопка редактирования форм на панели инструментов не должна быть активна).

Выберите нужное значение или введите текст в поле. Поставьте флажки, выберите вариант среди переключателей, откройте выпадающий список.

Подсветка полей

• Включите Вид > Подсветка полей, чтобы видеть все поля на странице: они выделяются цветом, обязательные дополнительно отмечаются розовой рамкой со звездочкой.

Скачайте бесплатную версию ContentReader PDF и протестируйте возможности работы с формами для своих задач. Создайте анкету, договор или заявку с полями для заполнения и оцените, насколько быстрее станет работа с документами в вашей компании.