Консультация
Магазин
Консультация
Магазин
 
Протестировать продукт
Content AI intelligent search

Передайте рутину цифровым ассистентам

Автоматизируйте повседневные задачи
с документами с помощью поисковых технологий
и генеративного ИИ

Рутина, без которой никак

Какие рутинные задачи отнимают больше всего времени при работе
с внутренними источниками данных?
Поиск нужной информации
Изучение текста объемных документов
Отслеживание связей между документами
Проверка документов
на соответствие нормативным требованиям
Сравнение версий одного документа
Создание типовых документов

Поиск нужной информации

  • Цель
    быстро найти ответ на свой вопрос в накопленном массиве данных
  • Решение
    использование цифрового ассистента для получения быстрого ответа на заданный вопрос, исходя из результатов поиска по всем доступным источникам данных
  • Проблемы
    • встроенный в источник данных поиск может быть неудобным (например, не иметь нужных фильтров) и неполным (например, не работать по архивам, PDF-файлам или аудиозаписям встреч), а найденная информация может оказаться устаревшей
    • обычно для полного охвата информации требуется поочередный поиск по всем источникам
    • для определения ответа на вопрос нужно вручную просматривать тексты найденных документов
  • Преимущества
    • кратное сокращение времени на поиск нужной информации за счет отсутствия необходимости ручного просмотра найденных документов
    • быстрое получение ответа на основе всей доступной сотруднику информации с учетом его прав доступа
  • Следствия
    • повышается вероятность дублирования ранее выполненной работы, если ее результатов не удалось найти
    • повышаются задержки в реакции на запросы клиентов, пользователей, руководства
    • решения принимаются на основе неполной и потенциально недостоверной информации, что создает производственные, финансовые и юридические риски для компании
  • Сценарии применения
    • чат-бот по внутренней базе знаний из нескольких источников для поддержки как внутренних сотрудников, так и внешних клиентов
    • корпоративный поисковый портал с интегрированным ассистентом, отвечающим на вопросы пользователей

Изучение текста объемного документа

  • Цель
    быстро ознакомиться с содержанием документа на десятки или сотни страниц
  • Решение
    настроить цифрового ассистента для фоновой обработки поступающих документов, при которой из них будут выделяться только ключевые моменты на основе инструкции на естественном языке
  • Проблемы
    • для внимательного изучения всех страниц документа нужно время, а его, как правило, нет
    • важная информация потенциально может находиться в нескольких разделах документа и, чтобы точно ее не пропустить, приходится читать их все
    • язык документа может быть сложным для понимания
  • Преимущества
    концентрация внимания на важном с автоматическим пропуском лишнего содержимого
  • Следствия
    • из-за быстрого просмотра документа на основании него формируются поверхностные выводы, в результате, важные детали могут быть пропущены
    • что при неудачном стечении обстоятельств может привести к юридическим и финансовым рискам для компании
  • Сценарии применения
    1. извлечение по доверенности краткого описания полномочий, срока действия и максимальной доверяемой суммы
    2. извлечение из технического задания краткого описания основных требований и ограничений
    3. формирование резюме по аудио- или видеозаписям встреч или интервью

Отслеживание связей между документами

  • Цель
    быстро перейти от одного документа к другим, на которые он ссылается, для формирования полной картины по выбранной теме
  • Решение
    применить цифрового ассистента для автоматического выделения ссылок и построения графа связей между документами на основе инструкции на естественном языке
  • Проблемы
    1. ссылки на документы обычно представлены в виде текстовых упоминаний, а не гиперссылок, поэтому каждый такой документ нужно искать вручную
    2. у искомого документа может быть несколько версий в разных источниках
    3. ссылки между документами могут формировать сложную иерархию, которую приходится отслеживать вручную
  • Преимущества
    построенный автоматически граф связей будет всегда полным
    и актуальным в отличии от построенного вручную
  • Следствия
    • ни у кого в компании нет полного понимания общей картины по теме с учетом всех связей между документами
    • формально документы есть, но по факту они не применяются, а сотрудники продолжают действовать как им удобнее и привычнее
  • Сценарии применения
    1. формирование гиперссылок в тексте регламентов и нормативных документов для быстрого перехода к упомянутым документам
    2. построение графа связей между регламентными документами
    3. если есть несколько версий одного договора с описанием только вносимых изменений в его текст и ссылкой на оригинал, формируется текущая версия текста на указанную дату с учетом изменений

Проверка документов

  • Цель
    проверить отсутствие в документе явных противоречий в тексте
    и нежелательной информации для соблюдения требований внутренних и внешних регламентов
  • Решение
    применить цифрового ассистента для автоматической проверки документов на основе инструкции на естественном языке с отправкой уведомления при обнаружении проблем
  • Проблемы
    1. для объемного документа на десятки и сотни страниц такая проверка может занимать слишком много времени
    2. примитивных методов вроде поиска по нежелательным ключевым словам не всегда бывает достаточно
    3. времени на проверку обычно выделяется мало, а результат нужен срочно
  • Преимущества
    автоматическая проверка документов может выполняться 24/7
    со снижением рисков что-либо пропустить
  • Следствия
    • проверка выполняется поверхностно и только для части документов
    • при неудачном стечении обстоятельств это может привести к юридическим и финансовым рискам для компании
  • Сценарии применения
    1. проверка договоров и других видов документов на отсутствие нежелательных контрагентов, товаров, товарных кодов и т.п.
    2. проверка всех документов в источниках на отсутствие конфиденциальной информации, утечка которой создает угрозу информационной безопасности компании
    3. проверка срока действия доверенностей, сертификатов, свидетельств и т.п. с отправкой уведомления за месяц до его истечения

Сравнение документов

  • Цель
    для двух версий одного документа быстро получить сводное описание всех отличий
  • Решение
    применить цифрового ассистента для автоматического сравнения документов на основе инструкции на естественном языке с отправкой сводки по обнаруженным изменениям
  • Проблемы
    1. ручное сравнение текстов объемных документов занимает много времени
    2. даже небольшое изменение в тексте может в корне изменить его смысл
    3. не всегда изменения вносятся в режиме правок, что затрудняет их отслеживание
  • Преимущества
    автоматическое сравнение документов может выполняться 24/7 с сокращением рисков что-либо пропустить
  • Следствия
    • сравнение выполняется поверхностно с вероятными пропусками важных деталей
    • при неудачном стечении обстоятельств это может привести к юридическим и финансовым рискам для компании
  • Сценарии применения
    1. генерация дайджеста по изменениям при каждом обновлении документа в СЭД
    2. генерация дайджеста по изменениям при получении новой версии документа по электронной почте и т.п.
Цифровые ассистенты — сервисы, автоматизирующие рутинные действия сотрудников на основе выполнения инструкций, сформулированных на естественном языке. В Intelligent Search они работают на базе GPT-моделей.

Ассистенты повышают эффективность сотрудников и снижают риски при работе с проектной, нормативно-правовой, исполнительной и другой документацией. Они знают обо всем, что происходит в вашей компании. Они не болеют и не выгорают, доступны 24/7, могут ответить на любой вопрос по всем документам организации, исследовать любой предмет и даже выполнять работу — подготовить договор по шаблону или проверить документы на предмет соблюдения нормативных требований.

Что умеют цифровые ассистенты?

  • Дают ответ на вопрос по всем внутренним документам
    сформулированный на естественном языке
  • Проверяют отсутствие в документе нежелательного контента
    упоминаний физических или юридических лиц, товарных кодов и т.п.
  • Помогают быстро ознакомиться
    с объемным документом
    за счет суммаризации, выделения фактов, перевода и т.п.
  • Готовят типовой документ
    по шаблону
    договор, доверенность, сертификат и т.п.
  • Формируют дайджест
    по заданной тематике
    на основе анализа документа во внутренних источниках
  • Находят резюме встречи
    поиск по резюме и записям встреч на основе транскрибации аудио в текст
  • Строят граф связей
    помогает структурировать и визуализировать отношения между различными документами
    в организации
  • Сравнивают редакции документов
    и избежать рисков при подписании версий
    с несогласованными изменениями
Протестировать

Где применять?

Производство
и R&D
эффективное использование накопленного опыта для создания новых продуктов и внедрения инноваций
Поддержка клиентов и сотрудников
оперативный ответ клиенту на его запрос с учетом всей информации по истории взаимодействия по всем каналам
Юридическая
служба
сверка редакций договора, быстрое ознакомление с новым делом, учет всей накопленной судебной практики
Службы информационной
и экономической безопасности
предотвращение информационных
или экономических угроз компании на основе
оперативного анализа источников
Отдел
закупок
сокращение финансовых и юридических рисков з
а счет автоматической проверки входящих
и исходящих документов

Преимущества решения

  • 1
    Доступ к данным из всех корпоративных источников
    на основе большого числа встроенных коннекторов к разным корпоративным системам
  • 2
    Встроенный качественный OCR
    обеспечивающий извлечение текста из фотографий, сканов, чертежей и прочих графических документов
  • 3
    Работа в контуре организации
    аутентификация через каталог пользователей на базе Active Directory, учет прав доступа на основе ролей и групп, работа в закрытом контуре без доступа в интернет
  • 4
    Гибкость и масштабируемость под сценарии заказчика
    продукт внедрен у ряда заказчиков для поддержки разных сценариев и обеспечивает работу в кластерной конфигурации с миллионами документов
  • 5
    Открытая архитектура
    на стороне заказчика могут создаваться свои цифровые ассистенты с произвольной логикой работы, а также коннекторы для обхода еще неподдерживаемых источников

Эффекты от внедрения

Content AI Intelligent Search
  • Повышение рентабельности бизнеса

    Более эффективное использование информационных ресурсов помогает принимать решения на основе точных, актуальных данных и сокращать затраты на непрофильные процессы

  • Ускорение внедрения

    инноваций

    За счет упрощения доступа к базе знаний компании сотрудники могут найти информацию из всех источников, независимо от местоположения, поставщика или языка

  • Снижение рисков


    Объединение всех корпоративных источников данных в единое пространство повышает прозрачность бизнес-процессов предприятия и снижает производственные и финансовые риски

FAQ

В этом разделе собрали ответы на самые популярные вопросы

Заказчики

partner-logo
engine_space-logo
partner-logo
partner-logo
partner-logo
partner-logo

Content AI Intelligent Search включен в реестр отечественного ПО


Продукт имеет признак, указывающий на отнесение ПО к сфере искусственного интеллекта, что дает заказчикам налоговые вычеты с коэффицентом 1,5

Попробуйте работу решения
на своих документах

*Обратите внимание, что лицензия выдается только на корпоративный электронный адрес