Электронный архив документов необходим любой организации, которая регулярно решает задачи поиска и копирования документов по запросам внешних инстанций, например, в рамках камеральных проверок или налоговой отчетности.
Для того чтобы отсканированные документы попали в электронный архив, необходимо привязать их к карточке документа, снабдив необходимыми атрибутами: дата, номер, поставщик и т. д. Если помещать в архив просто сканы, то найти документ в дальнейшем будет невозможно.