В самых разных областях бизнеса и государственного управления все активнее применяются формы — документы, имеющие строго определенную структуру и используемые для массового сбора информации. Это и всевозможные опросы, и прием заявлений от клиентов, и проведение исследований, и многое другое. Организация работы с массовым потоком клиентов, так или иначе, чаще всего подразумевает применение форм — анкет, бланков, заявок, опросных листов и т. п. Формы печатаются, распространяются, заполняются, после чего возникает необходимость ввода данных из них в информационные компьютерные системы.
Традиционный, всем известный способ их обработки — ручной. Он не слишком эффективен и предполагает большие затраты — на персонал, на оборудование рабочих мест и т. д. К тому же и его надежность тоже далеко не всегда на высоте — даже самые аккуратные люди могут ошибаться. Решение задачи обработки форм значительно упрощает применение автоматизированных систем.