Когда компания переходит на электронные перевозочные документы, помимо технических вопросов по выбору оператора, интеграции, ожидаемому эффекту, важно не забыть решить, кто будет делать всю работу, которую ЭПД не автоматизирует?
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для большинства коммерческих грузоперевозок согласно Федеральному закону № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Это значит, что объем документооборота вырастет, но на рынке от этого не появится дополнительных диспетчеров, логистов и бухгалтеров. В таких условиях автоматизация как раз помогает обрабатывать выросший поток имеющимся составом и без увеличения количества ошибок и просрочек.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для большинства коммерческих грузоперевозок согласно Федеральному закону № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Это значит, что объем документооборота вырастет, но на рынке от этого не появится дополнительных диспетчеров, логистов и бухгалтеров. В таких условиях автоматизация как раз помогает обрабатывать выросший поток имеющимся составом и без увеличения количества ошибок и просрочек.
Что ЭПД меняет в работе команды
Работа с бумажными документами включает много ручных операций: распечатать, подписать, передать комплект водителю, ждать возврата оригиналов, вручную внести данные в учетную систему. ЭПД убирает большую часть этих действий, но вместо них появляются другие: нужно контролировать статусы и подписи по каждому рейсу, работать с ошибочными титулами, электронными подписями и разбирать расхождения.
ЭПД
Электронный перевозочный документ — юридически значимый структурированный набор данных, который заменяет бумажный комплект документов на перевозку.
ЭПД — это структурированный набор данных. У каждого участника перевозки есть своя часть (титул), которую заполняют и подписывают электронной подписью. После отправки данные нельзя незаметно изменить, все правки оформляются отдельными титулами и фиксируются в истории. И это вторая сторона медали: прозрачность процесса обеспечивается качеством данных на входе, в противном случае процесс просто встанет.
Поэтому при внедрении ЭПД эффект начинают оценивать в трудоемкости обработки одного рейса. Например: компания организует 2 000 рейсов в месяц, комплект документов обрабатывается вручную примерно за 18 минут — итого уходит 600 рабочих часов. Если 60−75% будет обрабатывать автоматически (а это реалистичный показатель для потока с хорошо структурированными данными), у команды может высвобождаться 360−450 часов в месяц. Это время можно будет перераспределить на работу претензии, нестандартные ситуации и клиентскую коммуникацию, где решение все равно остается за человеком.
Поэтому при внедрении ЭПД эффект начинают оценивать в трудоемкости обработки одного рейса. Например: компания организует 2 000 рейсов в месяц, комплект документов обрабатывается вручную примерно за 18 минут — итого уходит 600 рабочих часов. Если 60−75% будет обрабатывать автоматически (а это реалистичный показатель для потока с хорошо структурированными данными), у команды может высвобождаться 360−450 часов в месяц. Это время можно будет перераспределить на работу претензии, нестандартные ситуации и клиентскую коммуникацию, где решение все равно остается за человеком.
Какие задачи ложатся на RPA-робота
RPA — программный робот, который повторяет действия человека в системах: переносит данные рейса в накладную, меняет статусы, отправляет уведомления, формирует отчеты. Такой робота хорошо справляется на предсказуемых шагах и со структурированными данными. Но если хотя бы один шаг остается ручным, именно он может стать новым узким местом и процессе.
RPA
RPA (Robotic Process Automation, роботизированная автоматизация процессов) — технология, при которой программный робот воспроизводит действия пользователя в интерфейсах систем. Подходит для повторяющихся операций с предсказуемой логикой и структурированными данными.
Где нужен ИИ-агент
ЭПД бессилен при наличии неструктурированных входящих данных. То есть если по разным каналам продолжат поступать письма в произвольной форме, сканы плохого качества, некорректно оформленные доверенности и т. д., работа RPA будет постоянно приостанавливаться. Потому что робот умеет выполнять инструкции, но не умеет понимать контекст и смысл.
ИИ-агент
ИИ-агент — программный модуль на основе искусственного интеллекта, который читает неструктурированные данные, понимает контекст и решает, что делать дальше.
Поэтому на входе нужен ИИ-агент, который умеет определять тип документа, извлекать номера, даты, адреса и суммы, сопоставлять с заказом, находить расхождения. При типовой ситуации агент передает подготовленные данные роботу для исполнения, а если вопрос требует решения — формирует задачу сотруднику с готовым контекстом: что за документ, где расхождение, какие варианты действий.
Человек в этой схеме занимается неавтоматизируемыми задачами: принимает решения по нестандартным ситуациям, общается с клиентами и перевозчиками, контролирует риски.
Человек в этой схеме занимается неавтоматизируемыми задачами: принимает решения по нестандартным ситуациям, общается с клиентами и перевозчиками, контролирует риски.
Кейс: как это меняет работу диспетчера
Крупная экспедиторская компания обрабатывает входящие заявки от клиентов по электронной почте и в мессенджерах. Раньше диспетчеру приходилось читать каждое сообщение, определять тип запроса, искал нужный рейс в TMS, переносил данные и ставил задачи. На обработку одного нестандартного запроса уходило 15−20 минут, очередь в конце дня могла достигать 30−40 сообщений.
TMS
TMS (Transportation Management System, система управления транспортом) — программная платформа для планирования, исполнения и контроля грузоперевозок. Хранит данные о рейсах, маршрутах, перевозчиках и статусах доставки.
После внедрения связки ИИ-агент работает с входящим потоком: определяет, что за запрос, находит нужный рейс, извлекает данные и либо закрывает задачу автоматически через робота, либо передает диспетчеру карточку с готовым контекстом. Диспетчер при этом получает структурированную задачу с рейсом, сутью вопроса и предложенным действием.
В результате время на обработку одного запроса сократилось с 15−20 минут до 3−5, и очередь перестала накапливаться. Диспетчер смог переключиться с разбора входящих на работу с исключениями, где без суждения человека не обойтись.
В результате время на обработку одного запроса сократилось с 15−20 минут до 3−5, и очередь перестала накапливаться. Диспетчер смог переключиться с разбора входящих на работу с исключениями, где без суждения человека не обойтись.
Что в итоге получает команда
Автоматизация в таком случае не влияет на численность штата, а меняет структуру рабочего времени. Механические операции переходят к RPA-роботу и ИИ-агенту, люди переключаются на задачи, где нужны суждение и коммуникация.
Для компании это означает рост пропускной способности при обработке документации без дополнительного найма и с меньшим количеством ошибок.
Компании, которые ограничатся подключением оператора ЭПД, рискуют сохранить ручной труд в исходном объеме и в результате новые очереди документов уже внутри цифрового процесса.
Для компании это означает рост пропускной способности при обработке документации без дополнительного найма и с меньшим количеством ошибок.
Компании, которые ограничатся подключением оператора ЭПД, рискуют сохранить ручной труд в исходном объеме и в результате новые очереди документов уже внутри цифрового процесса.
Читайте также
-
Чат-бот или процессная автоматизация: как выбрать инструмент под задачу и не потратить бюджет впустую
-
Почему ЭДО на 100% не закрывает потребность в обработке документов
-
Тренды автоматизации бизнеса в 2025–2026 годах: как компании готовятся к новой эре эффективности
-
Экономика документооборота: как цифровизация снижает операционные издержки
-
Цифровизация образования: тренды, вызовы и технологии в 2025 году
-
Цифровизация банковской сферы в 2025 году: ключевые тренды
