На первый взгляд, покупка PDF-редактора для компании выглядит просто: количество сотрудников умножается на цену лицензии и отправляется заявка в закупки. На практике такой подход приводит либо к существенной переплате, либо к ситуации, когда купленные лицензии не подходят под реальный сценарий работы (и часто при этом приходится докупать еще).
Одни сотрудники работают с PDF-редактором целый день, другие запускают его раз в неделю на десять минут. Покупать одинаковые лицензии для тех и других — все равно что выдавать каждому работнику служебный автомобиль, хотя половина из них никогда не будет ездить на встречи.
Лицензирование в ContentReader PDF 16 устроено так, чтобы вы платили только за реально использующиеся в компании сценарии работы с PDF-редактором. Главное — правильно выбрать редакцию и тип лицензии.
Одни сотрудники работают с PDF-редактором целый день, другие запускают его раз в неделю на десять минут. Покупать одинаковые лицензии для тех и других — все равно что выдавать каждому работнику служебный автомобиль, хотя половина из них никогда не будет ездить на встречи.
Лицензирование в ContentReader PDF 16 устроено так, чтобы вы платили только за реально использующиеся в компании сценарии работы с PDF-редактором. Главное — правильно выбрать редакцию и тип лицензии.
Две редакции: Business и Corporate
Для организаций доступны две редакции продукта. Варианта Standard в корпоративной линейке нет, он доступен только для индивидуальных пользователей — физических лиц.
ContentReader® PDF 16 Business
Базовая корпоративная версия, которая решает стандартный пул задач: создание, редактирование, конвертация и распознавание PDF-документов. Этого достаточно большинству компаний, где работа с PDF — рутинная, но не профильная: бухгалтерия, отделы продаж, HR, административный блок.
Кому подойдет: компаниям, которым нужен надежный универсальный инструмент без излишеств.
Кому подойдет: компаниям, которым нужен надежный универсальный инструмент без излишеств.
ContentReader® PDF 16 Corporate
В этой редакции присутствует все то же, что в Business, плюс две функции, которые в реальной жизни окупаются очень быстро:
Кому подойдет: компаниям с большим документопотоком, юридическим и финансовым департаментам, тендерным отделам, организациям, где важна скорость и точность сверки версий.
Редакция ContentReader® PDF 16 Corporate особенно актуальна компаниям, где хотя бы один сотрудник регулярно сравнивает документы вручную или где задумывались об автоматизации обработки. В этих случаях редакция Corporate окупится почти сразу. Если такой задачи нет, редакции Business будет вполне достаточно.
- Сравнение документов. Программа находит даже минимальные различия между версиями файлов и работает в том числе с разными форматами: PDF и Word, Word и Excel и так далее. На этом часы рабочего времени могут сэкономить все, кто ежедневно сличает версии документов вручную — юристы, специалисты по тендерам, договорники, комплаенс. А там, где раньше пропускали правку и получали проблему на миллионы — теперь не пропускают.
- Автоматическая обработка до 5 000 страниц в месяц. Можно настроить сценарий, чтобы и документы обрабатывались без участия человека: распознавались, конвертировались, сохранялись в нужный формат. Тут PDF-редактор уже превращается в полноценный инструмент автоматизации документооборота.
Кому подойдет: компаниям с большим документопотоком, юридическим и финансовым департаментам, тендерным отделам, организациям, где важна скорость и точность сверки версий.
Редакция ContentReader® PDF 16 Corporate особенно актуальна компаниям, где хотя бы один сотрудник регулярно сравнивает документы вручную или где задумывались об автоматизации обработки. В этих случаях редакция Corporate окупится почти сразу. Если такой задачи нет, редакции Business будет вполне достаточно.
Четыре типа лицензий ContentReader PDF 16
Для редакций Business и Corporate доступны четыре типа лицензий. И именно здесь чаще всего теряются или экономятся бюджеты.
1. Локальная (Standalone) — локальная лицензия
Программа устанавливается и активируется прямо на рабочем компьютере. Сервер лицензирования не нужен, подключение к сети тоже.
Этот вариант подойдет автономным сотрудникам, работникам на удаленке, для установки на изолированные машины (например, в защищенном контуре).
Ограничения: нет централизованного управления, нельзя создавать административные пакеты для массовой установки.
Поставляется от 1 шт. Это единственный тип лицензии, которую можно купить поштучно.
Этот вариант подойдет автономным сотрудникам, работникам на удаленке, для установки на изолированные машины (например, в защищенном контуре).
Ограничения: нет централизованного управления, нельзя создавать административные пакеты для массовой установки.
Поставляется от 1 шт. Это единственный тип лицензии, которую можно купить поштучно.
2. На рабочее место с сетевой установкой (Per Seat Сетевая установка)
Устанавливается на сервер лицензирования, затем закрепляется за конкретными компьютерами по их сетевым именам. Каждая лицензия привязана к своей машине.
В этом варианте есть централизованное управление: ИТ-отдел видит, где какие лицензии, может перераспределять их, использовать административные пакеты для развертывания. Постоянное подключение к сети после активации не требуется.
Этот вариант подойдет компаниям с закрепленными рабочими местами, где сотрудники постоянно пользуются PDF-редактором.
Поставляется от 3 шт.
В этом варианте есть централизованное управление: ИТ-отдел видит, где какие лицензии, может перераспределять их, использовать административные пакеты для развертывания. Постоянное подключение к сети после активации не требуется.
Этот вариант подойдет компаниям с закрепленными рабочими местами, где сотрудники постоянно пользуются PDF-редактором.
Поставляется от 3 шт.
3. На рабочее место с локальной установкой (Per Seat Локальная установка)
Этот вариант также работает по принципу «одна лицензия — одна машина», но без сервера лицензирования, устанавливается локально.
Подойдет компаниям, где есть закрепленные рабочие места, но по политикам безопасности или особенностям инфраструктуры сетевую установку сделать нельзя.
Из ограничений — отсутствие централизованного управления.
Поставляется от 3 шт.
Подойдет компаниям, где есть закрепленные рабочие места, но по политикам безопасности или особенностям инфраструктуры сетевую установку сделать нельзя.
Из ограничений — отсутствие централизованного управления.
Поставляется от 3 шт.
4. Конкурентная (Concurrent) — сетевая лицензия на одновременный доступ
Вариант, с которым можно более гибко поработать над задачами экономии. Программа ставится на сервер и на любое количество компьютеров в локальной сети. Лицензии не привязаны к конкретным машинам.
Когда сотрудник открывает ContentReader PDF 16, система автоматически выдает ему первую свободную лицензию из пула. При закрытии программы лицензия возвращается в пул и становится доступна остальным сотрудникам.
В чем выгода: если в компании 200 человек, но одновременно с PDF работают максимум 30, можно приобрести не 200 лицензий, а 30. Экономия тут может достигать 70−80% от бюджета на лицензии.
Этот вариант подойдет компаниям, где PDF-редактор сотрудникам нужен периодически. Например, там, где есть большие отделы, где люди работают в разное время. Это могут быть производственные предприятия, банки, госструктуры и т. д., где «ширина» использования больше, чем «глубина».
Поставляется от 11 шт.
Когда сотрудник открывает ContentReader PDF 16, система автоматически выдает ему первую свободную лицензию из пула. При закрытии программы лицензия возвращается в пул и становится доступна остальным сотрудникам.
В чем выгода: если в компании 200 человек, но одновременно с PDF работают максимум 30, можно приобрести не 200 лицензий, а 30. Экономия тут может достигать 70−80% от бюджета на лицензии.
Этот вариант подойдет компаниям, где PDF-редактор сотрудникам нужен периодически. Например, там, где есть большие отделы, где люди работают в разное время. Это могут быть производственные предприятия, банки, госструктуры и т. д., где «ширина» использования больше, чем «глубина».
Поставляется от 11 шт.
5. Роуминг (Roaming) — сетевая лицензия с автономной работой
В этой лицензии есть все то же самое, что у Конкурентной (Concurrent), плюс одна критически важная вещь: после однократного подключения к серверу лицензирования программа может работать автономно заранее заданное количество дней.
После истечения срока нужно одно подключение, и автономный период начинается заново.
Этот вариант подойдет мобильным сотрудникам, ктем, кто в командировках, региональным представителям, аудиторам на выезде, инженерам на объектах с нестабильным интернетом. Количество автономных дней определяется индивидуально при покупке.
Поставляется от 11 шт.
После истечения срока нужно одно подключение, и автономный период начинается заново.
Этот вариант подойдет мобильным сотрудникам, ктем, кто в командировках, региональным представителям, аудиторам на выезде, инженерам на объектах с нестабильным интернетом. Количество автономных дней определяется индивидуально при покупке.
Поставляется от 11 шт.
Как можно сэкономить на лицензиях ContentReader PDF 16
Кейс 1
Компания на 150 человек приобретает 150 лицензий Business Per Seat на 1 год. Фактически PDF-редактором одновременно пользуется максимум 40 человек. Переплата в этом случае составит около 110 лицензий.
Правильное решение: приобрести 40−50 лицензий Конкурентная (Concurrent). Экономия при этом составит практически две трети изначального бюджета.
Правильное решение: приобрести 40−50 лицензий Конкурентная (Concurrent). Экономия при этом составит практически две трети изначального бюджета.
Кейс 2
Юридический отдел использует редакцию ContentReader® PDF 16 Business и тратит по 2−3 часа в день на ручное сравнение договоров. Переход на редакцию Corporate с функцией сравнения документов окупится за один-два месяца за счет высвобожденного времени специалистов с высокой стоимостью рабочего времени.
Кейс 3
Сотрудники в разъездах не могут работать с лицензией ContentReader® PDF 16 Конкурентная (Concurrent) без доступа к интернету. Решением тут станет приобретение лицензий Роуминг (Roaming), с которым доступна автономная работа на нужное число дней.
Чтобы выбрать нужный тип лицензии ContentReader PDF 16, ответьте на три вопроса:
- Как в компании чаще работают с PDF? Для редактирования подойдет Business, а вот если есть необходимость в функциях для сравнения документов и автоматизации обработки, лучше выбрать Corporate.
- Сколько человек работают с PDF-редактором одновременно? Если меньше, чем общее количество сотрудников, стоит обратить внимание на Конкурентную (Concurrent) или Роуминг (Roaming).
- Все ли сотрудники имеют доступ к локальной сети и интернету? Для командировок и удаленных сотрудников лучше подойдет Роуминг (Roaming). Для изолированных машин выбирайте Локальную (Standalone) или Локальную на рабочее место (локальную Per Seat).
Грамотно подобранная связка редакции и типа лицензии ContentReader® PDF 16 позволяет сократить бюджет на закупку и при этом повысить эффективность работы с документами.
Нужна помощь с выбором редакции и лицензий?
Наши специалисты помогут рассчитать оптимальный сценарий под структуру и задачи вашей компании: office@contentai.ru
Читайте также
-
Чем заменить Adobe Acrobat: обзор ContentReader® PDF
-
Шесть возможностей ContentReader® PDF, которые упростят работу с документами
-
Как развернуть AI Server для ИИ-ассистента ContentReader® PDF 16
-
PDF-редактор – универсальный помощник для всех отделов компании
-
Как сравнивать документы без ручной проверки: обзор модуля сравнения в ContentReader PDF
-
Как создать PDF-документ, в котором можно искать информацию
Поделиться:
