По разным оценкам, сотрудники тратят до 30% рабочего времени на поиск нужной информации в документах. Многостраничные договоры, сканы счетов, технические регламенты, методички, коммерческие предложения — все это нужно прочитать, понять, сравнить и извлечь главное.
Раньше выход был один: открывать файл, листать, думать, где может быть нужный фрагмент или раздел, искать глазами или через Ctrl+F. В итоге люди тратили время не на принятие решений, а на механический просмотр документов.
ContentReader® PDF 16 с встроенным ИИ‑ассистентом решает эти задачи за счет умной работы с содержимым документа: можно задавать вопросы по документу ИИ-ассистенту на естественном языке, получать краткие ответы и выдержки из документа по нужным темам и краткие пересказы материалов.
Далее разберем пять типичных кейсов, в которых это особенно наглядно.
Раньше выход был один: открывать файл, листать, думать, где может быть нужный фрагмент или раздел, искать глазами или через Ctrl+F. В итоге люди тратили время не на принятие решений, а на механический просмотр документов.
ContentReader® PDF 16 с встроенным ИИ‑ассистентом решает эти задачи за счет умной работы с содержимым документа: можно задавать вопросы по документу ИИ-ассистенту на естественном языке, получать краткие ответы и выдержки из документа по нужным темам и краткие пересказы материалов.
Далее разберем пять типичных кейсов, в которых это особенно наглядно.
Кейc 1. Юридический отдел
В юридическом отделе средней компании ежедневно проходят десятки договоров и дополнительных соглашений. Часть из них отсканированные копии, часть — обновленные версии уже согласованных текстов. Юристы тратят часы на поиск конкретных условий: расторжение, ответственность, неустойки, ограничения и т. д. При этом любая мелкая формулировка, пропущенная из‑за невнимательности или усталости, может обернуться риском или потерями для бизнеса.
Типичная ситуация: юристу нужно найти в многостраничном документе конкретный пункт. Он открывает файл, листает до нужного раздела, ищет нужное глазами, сверяет с предыдущей редакцией. Или же пользуется поиском через CTRL+F, при этом параллельно пытаясь подобрать или вспомнить нужное слово для точного поиска.
Типичная ситуация: юристу нужно найти в многостраничном документе конкретный пункт. Он открывает файл, листает до нужного раздела, ищет нужное глазами, сверяет с предыдущей редакцией. Или же пользуется поиском через CTRL+F, при этом параллельно пытаясь подобрать или вспомнить нужное слово для точного поиска.
Решение с ContentReader® PDF 16
Договор или приложения загружаются в ContentReader® PDF 16. Если это сканы, система распознает текст и превращает его в редактируемый документ, по которому можно искать. Но уже не вручную — юрист задает в чате ИИ‑ассистенту вопрос простым языком, например:
Ассистент отвечает в чате, присылает выдержки из документа с ссылками на конкретные пункты и подсвечивает их в тексте.
- «Покажи все условия о расторжении договора»
- «Какие штрафы предусмотрены за просрочку поставки»
Ассистент отвечает в чате, присылает выдержки из документа с ссылками на конкретные пункты и подсвечивает их в тексте.
Результат
- Время первичного анализа типового договора сокращается с нескольких часов до нескольких минут
- Снижается вероятность пропустить критичные изменения при повторном согласовании
- Юристы меньше времени тратят на механический поиск и больше на оценку рисков и переговоры
Так можно сэкономить до 80% времени на задачи поиска и аналитики в документах.
Кейc 2. Бухгалтерия
Через бухгалтерию постоянно проходит поток счетов, актов, УПД и других документов, от разных контрагентов, с разным качеством сканов, разной структурой.
Обычно бухгалтер открывает нужный PDF, ищет сумму, НДС, ИНН, даты, затем вручную переносит данные в учетную систему или Excel. Любая опечатка в цифрах или реквизитах означает, что начались исправления и пояснения, которые выливаются в лишние часы работы.
Дополнительно тормозит процесс привычка распечатывать, подписывать и затем снова сканировать документ, чтобы потом отправить его контрагенту или положить в архив.
Обычно бухгалтер открывает нужный PDF, ищет сумму, НДС, ИНН, даты, затем вручную переносит данные в учетную систему или Excel. Любая опечатка в цифрах или реквизитах означает, что начались исправления и пояснения, которые выливаются в лишние часы работы.
Дополнительно тормозит процесс привычка распечатывать, подписывать и затем снова сканировать документ, чтобы потом отправить его контрагенту или положить в архив.
Чем полезен ContentReader® PDF 16
Сканы или PDF первичных документов открываются в ContentReader® PDF 16 и редактор распознает текст и таблицы. Структура счета или акта при этом полностью сохраняется сохраняется.
Затем бухгалтер задает ИИ‑ассистенту вопрос в чате:
Ассистент подсвечивает нужные поля в документе, а данные можно одним движением копировать в учетную систему или выгрузить таблицу в Excel. Также документ можно сразу подписать сразу электронной подписью прямо в интерфейсе, не тратя время на распечатку и повторное сканирование.
Затем бухгалтер задает ИИ‑ассистенту вопрос в чате:
- «Найди сумму к оплате и НДС»
- «Покажи ИНН и название контрагента»
Ассистент подсвечивает нужные поля в документе, а данные можно одним движением копировать в учетную систему или выгрузить таблицу в Excel. Также документ можно сразу подписать сразу электронной подписью прямо в интерфейсе, не тратя время на распечатку и повторное сканирование.
Результат
- Примерно на 25% меньше времени уходит на обработку одного документа
- Экономится до 60% времени на ввод данных благодаря OCR
- От 300 000 ₽ в год может составить экономия на печати и расходниках
- Снижается количество ошибок в реквизитах и суммах.
- Компания быстрее переходит к полноценному электронному документообороту, без узких мест в виде сканов и ручного ввода.
Кейc 3. Инженеры
Инженеры и технические специалисты регулярно работают с комплектами документации в сотни страниц: технические условия, эксплуатационные инструкции, регламенты, спецификации, паспорта оборудования. Часто эти документы приходят в виде сканов или смешанных файлов (где часть страниц это текст, а часть — изображения).
Чтобы найти одно критичное требование или параметр, специалисту обычно приходится пролистывать документ, хотя бы по диагонали читать разделы и вручную делать пометки. Это затягивает согласования и увеличивает риск ошибки, если параметр будет прочитан или перенесен неверно.
Чтобы найти одно критичное требование или параметр, специалисту обычно приходится пролистывать документ, хотя бы по диагонали читать разделы и вручную делать пометки. Это затягивает согласования и увеличивает риск ошибки, если параметр будет прочитан или перенесен неверно.
Как тут поможет ContentReader® PDF 16
Инженер открывает PDF с документацией в ContentReader® PDF 16 и система заодно автоматически улучшает качество сканов и распознает текст, включая таблицы и подписи к рисункам.
Далее подключается ИИ‑ассистент, которому инженер просто пишет вопрос, например:
Ассистент находит и подсвечивает соответствующие фрагменты. Если в документе есть таблицы с параметрами, их можно отдельно выделить извлечь с сохранением в Excel или Word.
Далее подключается ИИ‑ассистент, которому инженер просто пишет вопрос, например:
- «Покажи все требования к температуре эксплуатации»
- «Найди раздел с требованиями к безопасности»
- «Выдели параметры для блока питания такого‑то узла»
Ассистент находит и подсвечивает соответствующие фрагменты. Если в документе есть таблицы с параметрами, их можно отдельно выделить извлечь с сохранением в Excel или Word.
Результат
- Существенно сокращается время на поиск нужных параметров, требований и иной информации.
- Снижается вероятность ошибки из‑за снижения внимательности при работе с большими массивами текста и таблиц.
- Согласование технической документации ускоряется: все участники работают с одним документом и видят общие комментарии.
И самое важное для проектного бюро, работающего с гостайной или просто с чувствительными данными: ИИ-ассистент работает локально, данные никуда не утекают.
Кейc 4. Руководитель отдела продаж
Руководитель продаж ежедневно готовит коммерческие предложения, проекты договоров и презентации для клиентов и партнеров. У него нет времени читать старые КП и разбирать все детали, но нужно быстро понимать, что там со сроками, ценами, условиями и т. д.
В результате решения принимаются либо слишком медленно, либо на основе неполной информации или пересказов менеджеров, которые тоже могли что‑то забыть или упустить.
В результате решения принимаются либо слишком медленно, либо на основе неполной информации или пересказов менеджеров, которые тоже могли что‑то забыть или упустить.
ContentReader® PDF 16 решает эти задачи
Все КП, договора, сметы и т. д. открываются в ContentReader® PDF 16, а руководитель задает ИИ‑ассистенту простые запросы в чате:
Ассистент формирует краткое резюме документа и выделяет важные фрагменты.
- «Сделай краткий пересказ этого КП: условия, сроки, цены, скидки»
- «Покажи все пункты про штрафы и неустойки»
- «Что тут нам предлагают»
Ассистент формирует краткое резюме документа и выделяет важные фрагменты.
Результат
- Руководитель быстрее принимает решения по сделкам, не просматривая вручную каждую страницу.
- Снижается риск согласовать невыгодные условия из‑за того, что их «не заметили в тексте».
- Команда продаж меньше времени тратит на пересказы документов и больше — на работу с клиентом.
- Организация сохраняет контроль над данными, документы не уходят за пределы своей инфраструктуры.
Тут может возникнуть вопрос: «А что мешает закинуть КП в нейросеть?» Ответ: политики ИБ компании, коммерческая тайна и условия NDA. Напомним, что ИИ-ассистент в ContentReader® PDF 16 работает в контуре компании, это значит, что данные не уходят наружу. Для b2b это часто является условием, без которого продукт вообще нельзя использовать.
Кейc 5. Образование
В школах, учебных центрах и высших учебных заведениях значительная часть материалов живет в PDF: методички, учебные пособия, статьи, сборники задач, а, например, работники кафедр часто пользуются сканами старых изданий. Студентам и преподавателям нужно находить в этих материалах определения, формулы, примеры, выдержки для презентаций и заданий. На практике это часто превращается в многократное пролистывание файла и ручное переписывание фрагментов материалов.
ContentReader® PDF 16 упрощает процесс
Учебные файлы открывается в ContentReader® PDF 16, система распознает текст даже в отсканированных документах. Дальше подключается ИИ‑ассистент, которому можно задать любые вопросы по содержанию файла:
Ассистент показывает нужные фрагменты, а пользователь может быстро скопировать текст в свои материалы, добавить комментарии, выделить важное. При этом все происходит в локальном контуре, без отправки учебных документов во внешние сервисы.
- «В какой главе упоминается закон Ома»
- «Сделай краткий пересказ главы о таком‑то понятии»
- «Покажи определения ключевых терминов из этой главы»
Ассистент показывает нужные фрагменты, а пользователь может быстро скопировать текст в свои материалы, добавить комментарии, выделить важное. При этом все происходит в локальном контуре, без отправки учебных документов во внешние сервисы.
Результат
- Студенты и преподаватели быстрее готовятся к занятиям и экзаменам, меньше времени тратят на механический поиск в PDF.
- Учебные материалы, включая старые сканы, становятся удобным рабочим инструментом.
Попробуйте ContentReader® PDF 16 для ваших задач
Закажите бесплатный триал ContentReader® PDF 16 и оцените, сколько часов рабочего времени экономит интеллектуальная работа с PDF.
Поделиться:
