Чтобы понять, как бизнес на самом деле использует PDF-редакторы, мы поговорили с нашими партнерами. Команда Content AI выяснила, с какими документами они работают ежедневно, какие функции для них критичны, а без каких можно обойтись. Это исследование помогло нам увидеть живые рабочие процессы, где СontentReader® PDF помогает экономить время и защищать конфиденциальные данные.
Вот что рассказали представители разных компаний.
Вот что рассказали представители разных компаний.
Типы документов и сценарии использования PDF-редактора
Повседневная работа с документами в любой компании — это не только просмотр, но и постоянное взаимодействие: внесение правок и комментариев, удаление и добавление блоков текста и страниц, конвертирование файлов в различные форматы. Наши партнеры отметили, что формат PDF давно вышел за рамки функции сохранения структуры и оформления документа при печати или передаче файла, и стал полноценной рабочей средой.
Особенно это касается специалистов, чья работа связана с коммуникациями с внешним миром — клиентами и партнерами. Этот тренд подтверждают сотрудники компании «1С-Рарус», менеджер группы развития продаж программного обеспечения Антон Данилов и руководитель отдела продаж системного и прикладного П О Елена Фоменко:
«Ежедневно мы работаем с большим объемом разноформатной документации: коммерческими предложениями, презентациями, брошюрами, опросными листами и, конечно, договорами. PDF — основной „рабочий“ формат, с которым приходится иметь дело. Один из наших ключевых сценариев — это подготовка и адаптация материалов перед отправкой. Мы исправляем опечатки, обновляем контакты, корректируем данные и скрываем конфиденциальную информацию прямо в PDF. Оцифровка и извлечение данных со сканов, скриншотов и сравнение двух версий договоров при работе с контрагентами незаменимы в нашей работе. Эти функции полностью исключают возможность случайного удаления данных или их намеренного искажения, финансовые и юридические риски для организации».
Для специалистов, работающих с внешними контрагентами, ключевыми являются задачи адаптации и подготовки документов. Например, в ИТ-сфере или консалтинге продуктовые команды постоянно дорабатывают презентации под нужды разных заказчиков.
«Мы регулярно конвертируем презентации в PDF, чтобы удалить или добавить слайды. Часто приходится корректировать контент под конкретных заказчиков. А конвертация из PDF в Word нужна, чтобы быстро вносить правки в текстовые файлы или выделять данные для переноса в CRM и 1С», — делится Никита Корчагин, руководитель группы поддержки Графического П О компании Softline.
Для специалистов по закупкам на первый план выходит необходимость безопасно работать с документами, оперативно вносить точечные исправления и обеспечивать юридическую достоверность многократно согласованных договоров.
«Я часто использую функцию сравнения документов. Это незаменимо при многоэтапном согласовании. Также очень полезна опция создания PDF из выбранных страниц: я заполняю множество форм в одном файле, а потом делю его на отдельные документы для подписания. Функция „Удаление данных“ критически важна, чтобы обезопасить конфиденциальную информацию перед отправкой документа контрагентам», — поясняет Чадина Софья, менеджер MaxSoft.
Маркетологи, например, активно используют PDF-редактор для взаимодействия с дизайнерами. Возможность внесения правок и комментариев прямо в макеты листовок или драфты презентаций значительно ускоряет процесс.
«Маркетологи много работают с дизайнерами, вычитывают макеты полиграфических материалов. В PDF можно предварительно вставить текст и прикинуть, как он выглядит на странице. Это помогает в решении разногласий с подрядчиками. Полезен редактор и при подготовке материалов для вебинаров, внутренних и внешних мероприятий. Скажем, когда спикер нашел ошибку в презентации уже после конвертации в PDF, мы можем оперативно все исправить прямо у себя на компьютере, не загружая документ с чувствительной информацией в онлайн-конвертеры», — рассказывает Полина Зимина, менеджер отдела Дистрибьюции 1С, и Анастасия Лещенко, маркетолог 1С.
Другой не менее важный запрос бизнеса при работе с PDF — работа со сканированными документами. Это могут быть сканы договоров с подписями и печатями, рукописные пометки юристов или официальные письма. Здесь незаменимой становится функция распознавания — OCR (оптическое распознавание символов).
«OCR-редактор очень выручает, когда приходит пережатый скан. Он реально позволяет быстро вытаскивать ОГРН или другие реквизиты без ручного перепечатывания. ContentReader PDF справляется с этим за 15−20 секунд», — подчеркивает Артем Вентцель, юрист компании 1С.
Для многих компаний важно не только извлечь текст, но и получить полностью редактируемый документ, чтобы иметь возможность быстро исправить аргументы контрагента или перенести информацию в учетные системы.
И, пожалуй, отдельная проблема — когда клиенты или контрагенты самостоятельно вносят изменения в уже согласованные документы. Обнаружить такие правки — задача со звездочкой.
«Я постоянно сравниваю документы PDF с их же версиями Word, ищу даже самые незначительные изменения, которые могут привести к серьезным последствиям для компании. Были случаи, когда клиенты без уведомления меняли юридические адреса или подменяли условия: вместо «предоплаты» в договоре внезапно оказывалась «постоплата». Нередко правят сроки и даты отсрочки платежа, что создает проблемы в бухгалтерии. Даже дату подписания могут изменить: договор составляется сегодня, а контрагент возвращает его с другой датой, и нам приходится следить, чтобы все совпадало в наших учетных системах. Порой встречаются и некритичные правки, вроде замены «суд Москвы» на «суд другого города». Цены, к счастью, пока никто не менял, — рассказывает Иван Папшев, ведущий менеджер по работе с ключевыми клиентами из компании IDT.
Кроме того, регулярно возникают задачи по объединению или разделению документов, например, когда один большой файл с несколькими формами нужно разбить на отдельные документы для подписания.
Особенно это касается специалистов, чья работа связана с коммуникациями с внешним миром — клиентами и партнерами. Этот тренд подтверждают сотрудники компании «1С-Рарус», менеджер группы развития продаж программного обеспечения Антон Данилов и руководитель отдела продаж системного и прикладного П О Елена Фоменко:
«Ежедневно мы работаем с большим объемом разноформатной документации: коммерческими предложениями, презентациями, брошюрами, опросными листами и, конечно, договорами. PDF — основной „рабочий“ формат, с которым приходится иметь дело. Один из наших ключевых сценариев — это подготовка и адаптация материалов перед отправкой. Мы исправляем опечатки, обновляем контакты, корректируем данные и скрываем конфиденциальную информацию прямо в PDF. Оцифровка и извлечение данных со сканов, скриншотов и сравнение двух версий договоров при работе с контрагентами незаменимы в нашей работе. Эти функции полностью исключают возможность случайного удаления данных или их намеренного искажения, финансовые и юридические риски для организации».
Для специалистов, работающих с внешними контрагентами, ключевыми являются задачи адаптации и подготовки документов. Например, в ИТ-сфере или консалтинге продуктовые команды постоянно дорабатывают презентации под нужды разных заказчиков.
«Мы регулярно конвертируем презентации в PDF, чтобы удалить или добавить слайды. Часто приходится корректировать контент под конкретных заказчиков. А конвертация из PDF в Word нужна, чтобы быстро вносить правки в текстовые файлы или выделять данные для переноса в CRM и 1С», — делится Никита Корчагин, руководитель группы поддержки Графического П О компании Softline.
Для специалистов по закупкам на первый план выходит необходимость безопасно работать с документами, оперативно вносить точечные исправления и обеспечивать юридическую достоверность многократно согласованных договоров.
«Я часто использую функцию сравнения документов. Это незаменимо при многоэтапном согласовании. Также очень полезна опция создания PDF из выбранных страниц: я заполняю множество форм в одном файле, а потом делю его на отдельные документы для подписания. Функция „Удаление данных“ критически важна, чтобы обезопасить конфиденциальную информацию перед отправкой документа контрагентам», — поясняет Чадина Софья, менеджер MaxSoft.
Маркетологи, например, активно используют PDF-редактор для взаимодействия с дизайнерами. Возможность внесения правок и комментариев прямо в макеты листовок или драфты презентаций значительно ускоряет процесс.
«Маркетологи много работают с дизайнерами, вычитывают макеты полиграфических материалов. В PDF можно предварительно вставить текст и прикинуть, как он выглядит на странице. Это помогает в решении разногласий с подрядчиками. Полезен редактор и при подготовке материалов для вебинаров, внутренних и внешних мероприятий. Скажем, когда спикер нашел ошибку в презентации уже после конвертации в PDF, мы можем оперативно все исправить прямо у себя на компьютере, не загружая документ с чувствительной информацией в онлайн-конвертеры», — рассказывает Полина Зимина, менеджер отдела Дистрибьюции 1С, и Анастасия Лещенко, маркетолог 1С.
Другой не менее важный запрос бизнеса при работе с PDF — работа со сканированными документами. Это могут быть сканы договоров с подписями и печатями, рукописные пометки юристов или официальные письма. Здесь незаменимой становится функция распознавания — OCR (оптическое распознавание символов).
«OCR-редактор очень выручает, когда приходит пережатый скан. Он реально позволяет быстро вытаскивать ОГРН или другие реквизиты без ручного перепечатывания. ContentReader PDF справляется с этим за 15−20 секунд», — подчеркивает Артем Вентцель, юрист компании 1С.
Для многих компаний важно не только извлечь текст, но и получить полностью редактируемый документ, чтобы иметь возможность быстро исправить аргументы контрагента или перенести информацию в учетные системы.
И, пожалуй, отдельная проблема — когда клиенты или контрагенты самостоятельно вносят изменения в уже согласованные документы. Обнаружить такие правки — задача со звездочкой.
«Я постоянно сравниваю документы PDF с их же версиями Word, ищу даже самые незначительные изменения, которые могут привести к серьезным последствиям для компании. Были случаи, когда клиенты без уведомления меняли юридические адреса или подменяли условия: вместо «предоплаты» в договоре внезапно оказывалась «постоплата». Нередко правят сроки и даты отсрочки платежа, что создает проблемы в бухгалтерии. Даже дату подписания могут изменить: договор составляется сегодня, а контрагент возвращает его с другой датой, и нам приходится следить, чтобы все совпадало в наших учетных системах. Порой встречаются и некритичные правки, вроде замены «суд Москвы» на «суд другого города». Цены, к счастью, пока никто не менял, — рассказывает Иван Папшев, ведущий менеджер по работе с ключевыми клиентами из компании IDT.
Кроме того, регулярно возникают задачи по объединению или разделению документов, например, когда один большой файл с несколькими формами нужно разбить на отдельные документы для подписания.
Популярные функции ContentReader PDF
Как видно из таблицы, ядро рабочего процесса составляют инструменты для редактирования, конвертации и сравнения документов. Кроме того, ключевое преимущество пользователи видят не в самой функции конвертации, а в ее результате — возможности быстро получить удобный для работы формат и безопасно обработать конфиденциальные данные.
«Я часто работаю с конвертацией, выделяю абзацы или строки, пользуюсь инструментами рисования. Очень выручает выравнивание изображения — когда сканера под рукой нет и приходится делать фото на телефон», — отмечает Никита Корчагин.
«Я часто работаю с конвертацией, выделяю абзацы или строки, пользуюсь инструментами рисования. Очень выручает выравнивание изображения — когда сканера под рукой нет и приходится делать фото на телефон», — отмечает Никита Корчагин.
Преимущества ContentReader PDF перед другими решениями
Главные преимущества, которые отмечают наши партнеры, можно разделить на три ключевые группы: производительность и удобство, точность работы с кириллицей и безопасность.
Многие оценили скорость и отзывчивость интерфейса, что особенно важно при работе с большими объемами документов в условиях ограниченных ресурсов.
«Интерфейс программы позволяет легко разобраться с работой того или иного инструмента. Кроме того, редактор работает быстро и не виснет, как некоторые другие решения. Для нас ContentReader PDF стал единым окном, которое закрывает сразу большое количество задач», — рассказывают Полина Зимина и Анастасия Лещенко.
Схожим мнением делятся и специалисты 1С-Рарус Антон Данилов и Елена Фоменко:
«Интуитивно понятный интерфейс позволил начать работу мгновенно, без предварительного долгого обучения. Решение не зря является признанным лидером в сегменте PDF-редакторов»
Второй по значимости фактор — качественное распознавание текстов на русском языке даже низкокачественных сканов и изображений. Это то, с чем часто не справляются облачные решения и бесплатные сервисы.
«Работа с кириллицей — это одно из важных преимуществ ContentReader PDF. Сохраняется шрифт, размер, буквы не „пляшут“. Не нужно дополнительно часами сидеть и исправлять результат распознавания, как это было с другими решениями», — констатирует Никита Корчагин.
Безопасность в работе с документами и конфиденциальными данными — важнейшее требование к прикладному ПО во многих сферах. Для компаний, работающих с персональными данными, финансовой информацией и NDA, возможность обрабатывать все локально, а не в облаке, является критически важным критерием выбора решений.
«Я ценю, что это российский продукт, и все данные остаются внутри ИТ-контура. Использование онлайн-инструментов для работы с PDF — это всегда риски, так как никогда не знаешь, куда уходят файлы. Для нас важно, чтобы все обрабатывалось локально», — делится Иван Папшев.
Отдельно партнеры отмечают такие детали, как визуальное сравнение различий в документах, которое реализовано более наглядно, чем в Microsoft Word или LibreOffice, и точное распознавание сложных элементов — таблиц, изображений, блоков подписи.
«Другие редакторы часто объединяют подпись и печать на документе в один объект. А ContentReader PDF разделяет их. Возможность удалить только подпись, оставив печать, — это очень полезно», — считает Артем Вентцель.
Многие оценили скорость и отзывчивость интерфейса, что особенно важно при работе с большими объемами документов в условиях ограниченных ресурсов.
«Интерфейс программы позволяет легко разобраться с работой того или иного инструмента. Кроме того, редактор работает быстро и не виснет, как некоторые другие решения. Для нас ContentReader PDF стал единым окном, которое закрывает сразу большое количество задач», — рассказывают Полина Зимина и Анастасия Лещенко.
Схожим мнением делятся и специалисты 1С-Рарус Антон Данилов и Елена Фоменко:
«Интуитивно понятный интерфейс позволил начать работу мгновенно, без предварительного долгого обучения. Решение не зря является признанным лидером в сегменте PDF-редакторов»
Второй по значимости фактор — качественное распознавание текстов на русском языке даже низкокачественных сканов и изображений. Это то, с чем часто не справляются облачные решения и бесплатные сервисы.
«Работа с кириллицей — это одно из важных преимуществ ContentReader PDF. Сохраняется шрифт, размер, буквы не „пляшут“. Не нужно дополнительно часами сидеть и исправлять результат распознавания, как это было с другими решениями», — констатирует Никита Корчагин.
Безопасность в работе с документами и конфиденциальными данными — важнейшее требование к прикладному ПО во многих сферах. Для компаний, работающих с персональными данными, финансовой информацией и NDA, возможность обрабатывать все локально, а не в облаке, является критически важным критерием выбора решений.
«Я ценю, что это российский продукт, и все данные остаются внутри ИТ-контура. Использование онлайн-инструментов для работы с PDF — это всегда риски, так как никогда не знаешь, куда уходят файлы. Для нас важно, чтобы все обрабатывалось локально», — делится Иван Папшев.
Отдельно партнеры отмечают такие детали, как визуальное сравнение различий в документах, которое реализовано более наглядно, чем в Microsoft Word или LibreOffice, и точное распознавание сложных элементов — таблиц, изображений, блоков подписи.
«Другие редакторы часто объединяют подпись и печать на документе в один объект. А ContentReader PDF разделяет их. Возможность удалить только подпись, оставив печать, — это очень полезно», — считает Артем Вентцель.
Заключение
Как показало наше камерное исследование, современный PDF-редактор из простой программы для просмотра превратился в многофункциональный рабочий инструмент, который решает конкретные бизнес-задачи: ускоряет согласование договоров, избавляет сотрудников от рутинного перепечатывания текста со сканов и защищает конфиденциальную информацию.
Наши партнеры выбирают решение, которое интегрируется в их ежедневные процессы и помогает в разы быстрее справляться с рабочими задачами.
Убедитесь в преимуществах ContentReader PDF на собственном опыте. Протестируйте его на своих задачах — переходите по ссылке, чтобы скачать пробную версию и начать работать с документами по-новому.
Наши партнеры выбирают решение, которое интегрируется в их ежедневные процессы и помогает в разы быстрее справляться с рабочими задачами.
Убедитесь в преимуществах ContentReader PDF на собственном опыте. Протестируйте его на своих задачах — переходите по ссылке, чтобы скачать пробную версию и начать работать с документами по-новому.