Реестровая запись №214 от 18.03.2016

Протестировать продукт

Автоматизируйте повседневные задачи с документами с помощью поисковых технологий и генеративного ИИ

Intelligent Search: передайте рутину цифровым ассистентам

Name: Intelligent Search
Brand: Content AI

Главная / Intelligent Search

Цифровые ассистенты

Цифровые ассистенты — это сервисы, автоматизирующие рутинные действия сотрудников на основе выполнения инструкций, сформулированных на естественном языке. В Intelligent Search они работают на базе GPT-моделей. Ассистенты повышают эффективность сотрудников и снижают риски при работе с проектной, нормативно-правовой, исполнительной и другой документацией.

Они знают обо всем, что происходит в вашей компании. Они не болеют и не выгорают, доступны 24/7, могут ответить на любой вопрос по всем документам организации, исследовать любой предмет и даже выполнять работу — подготовить договор по шаблону или проверить документы на предмет соблюдения нормативных требований.

Что умеют цифровые ассистенты?

Дают ответ на вопрос по всем внутренним документам

сформулированный на естественном языке
Проверяют отсутствие в документе нежелательного контента

упоминаний физических или юридических лиц, товарных кодов и т. п.
Помогают быстро ознакомиться с объемным документом

за счет суммаризации, выделения фактов, перевода и т. п.

Возможности Intelligent Search

Какие рутинные задачи отнимают больше всего времени при работе
с внутренними источниками данных?

Поиск нужной информации, изучение текста объемных документов, отслеживание связи между документами, проверка документов на соответствие нормативным требованиям, сравнение версий одного документа, создание типовых документов

Поиск нужной информации

Изучение текста объемных документов

Отслеживание связи между документами

Проверка документов на соответствие нормативным требованиям

Сравнение версий одного документа

Поиск нужной информации

Цель

Быстро найти ответ на свой вопрос в накопленном массиве данных

Проблемы

Встроенный в источник данных поиск может быть неудобным (например, не иметь нужных фильтров) и неполным (например, не работать по архивам, PDF-файлам или аудиозаписям встреч), а найденная информация может оказаться устаревшей
Обычно для полного охвата информации требуется поочерёдный поиск по всем источникам
Для определения ответа на вопрос нужно вручную просматривать тексты найденных документов

Следствия

Повышается вероятность дублирования ранее выполненной работы, если ее результатов не удалось найти
Повышаются задержки в реакции на запросы клиентов, пользователей, руководства
Решения принимаются на основе неполной и потенциально недостоверной информации, что создает производственные, финансовые и юридические риски для компании

Решение

Использование цифрового ассистента для получения быстрого ответа на заданный вопрос, исходя из результатов поиска по всем доступным источникам данных

Преимущества

Кратное сокращение времени на поиск нужной информации за счет отсутствия необходимости ручного просмотра найденных документов
Быстрое получение ответа на основе всей доступной сотруднику информации с учётом его прав доступа

Сценарии применения

Чат-бот по внутренней базе знаний из нескольких источников для поддержки как внутренних сотрудников, так и внешних клиентов
Корпоративный поисковый портал с интегрированным ассистентом, отвечающим на вопросы пользователей

Изучение текста объемных документов

Цель

Быстро ознакомиться с содержанием документа на десятки или сотни страниц

Проблемы

Для внимательного изучения всех страниц документа нужно время, а его, как правило, нет
Важная информация потенциально может находиться в нескольких разделах документа и, чтобы точно ее не пропустить, приходится читать их все
Язык документа может быть сложным для понимания

Следствия

Bз-за быстрого просмотра документа на основании него формируются поверхностные выводы, в результате, важные детали могут быть пропущены
Xто при неудачном стечении обстоятельств может привести к юридическим и финансовым рискам для компании

Решение

Настроить цифрового ассистента для фоновой обработки поступающих документов, при которой из них будут выделяться только ключевые моменты на основе инструкции на естественном языке

Преимущества

Концентрация внимания на важном с автоматическим пропуском лишнего содержимого

Сценарии применения

Извлечение по доверенности краткого описания полномочий, срока действия и максимальной доверяемой суммы
Извлечение из технического задания краткого описания основных требований и ограничений
Формирование резюме по аудио- или видеозаписям встреч или интервью

Отслеживание связи между документами

Цель

Быстро перейти от одного документа к другим, на которые он ссылается, для формирования полной картины по выбранной теме

Проблемы

Ссылки на документы обычно представлены в виде текстовых упоминаний, а не гиперссылок, поэтому каждый такой документ нужно искать вручную
У искомого документа может быть несколько версий в разных источниках
Ссылки между документами могут формировать сложную иерархию, которую приходится отслеживать вручную

Следствия

Ни у кого в компании нет полного понимания общей картины по теме с учетом всех связей между документами
Формально документы есть, но по факту они не применяются, а сотрудники продолжают действовать как им удобнее и привычнее

Решение

Применить цифрового ассистента для автоматического выделения ссылок и построения графа связей между документами на основе инструкции на естественном языке

Преимущества

Построенный автоматически граф связей будет всегда полным
и актуальным в отличии от построенного вручную

Сценарии применения

Формирование гиперссылок в тексте регламентов и нормативных документов для быстрого перехода к упомянутым документам
Построение графа связей между регламентными документами
Если есть несколько версий одного договора с описанием только вносимых изменений в его текст и ссылкой на оригинал, формируется текущая версия текста на указанную дату с учетом изменений

Проверка документов на соответствие нормативным требованиям

Цель

Проверить отсутствие в документе явных противоречий в тексте
и нежелательной информации для соблюдения требований внутренних и внешних регламентов

Проблемы

Для объемного документа на десятки и сотни страниц такая проверка может занимать слишком много времени
Примитивных методов вроде поиска по нежелательным ключевым словам не всегда бывает достаточно
Времени на проверку обычно выделяется мало, а результат нужен срочно

Следствия

Проверка выполняется поверхностно и только для части документов
При неудачном стечении обстоятельств это может привести к юридическим и финансовым рискам для компании

Решение

Применить цифрового ассистента для автоматической проверки документов на основе инструкции на естественном языке с отправкой уведомления при обнаружении проблем

Преимущества

Автоматическая проверка документов может выполняться 24/7 со снижением рисков что-либо пропустить

Сценарии применения

Проверка договоров и других видов документов на отсутствие нежелательных контрагентов, товаров, товарных кодов и т. п.
Проверка всех документов в источниках на отсутствие конфиденциальной информации, утечка которой создает угрозу информационной безопасности компании
Проверка срока действия доверенностей, сертификатов, свидетельств и т. п. с отправкой уведомления за месяц до его истечения

Сравнение версий одного документа

Цель

Для двух версий одного документа быстро получить сводное описание всех отличий

Проблемы

Ручное сравнение текстов объемных документов занимает много времени
Даже небольшое изменение в тексте может в корне изменить его смысл
Не всегда изменения вносятся в режиме правок, что затрудняет их отслеживание

Следствия

Сравнение выполняется поверхностно с вероятными пропусками важных деталей
При неудачном стечении обстоятельств это может привести к юридическим и финансовым рискам для компании

Решение

Применить цифрового ассистента для автоматического сравнения документов на основе инструкции на естественном языке с отправкой сводки по обнаруженным изменениям

Преимущества

Автоматическое сравнение документов может выполняться 24/7 с сокращением рисков что-либо пропустить

Сценарии применения

Генерация дайджеста по изменениям при каждом обновлении документа в СЭД
Генерация дайджеста по изменениям при получении новой версии документа по электронной почте и т. п.

Где применять

Производство и R&D

Эффективное использование накопленного опыта для создания новых продуктов и внедрения инноваций

Поддержка клиентов и сотрудников

Оперативный ответ клиенту на его запрос с учетом всей информации по истории взаимодействия по всем каналам

Юридическая служба

Сверка редакций договора, быстрое ознакомление с новым делом, учет всей накопленной судебной практики

Службы информационной и экономической безопасности

Предотвращение информационных или экономических угроз компании на основе оперативного анализа источников

Отдел закупок

Сокращение финансовых и юридических рисков за счет автоматической проверки входящих и исходящих документов

HR-службы и кадровые агентства

Позволяет рекрутерам оперативно и точно находить кандидатов, строить аналитические отчеты по данным в источниках и собирать статистику о процессах поиска.

Отзывы

АО «Компания «Сухой»

Антон Елисеев, начальник отдела управления знаниями АО «Компания «Сухой»

«Мы используем Intelligent Search для поиска по множеству корпоративных источников. Достоинства решения — качественный поиск на русском языке, в том числе по смыслу, а также возможность полнотекстового поиска по сканированным документам.

Intelligent Search является важной частью корпоративной электронной экспертной среды системы управления знаниями, ключевыми пользователями которой являются сотрудники конструкторского бюро, занимающиеся проектированием самолетов. С помощью поисковика можно быстро находить нужные методики, отчеты о научно-технической деятельности, статьи из отраслевых журналов и другие документы, даже если они рассредоточены по нескольким корпоративным системам.

Также Intelligent Search применяется для поиска нужных экспертов, информация о компетенциях которых организована в виде документов. Таким образом, сотрудники могут оперативно найти не только нужный документ, но и полезный для решения задачи контакт».

АО «НПО Энергомаш»

Мария Чикурова, начальник управления информационных технологий АО «НПО Энергомаш»

«Глобальная цель нашего корпоративного поиска — сохранить, приумножить и поставить на службу цифровому производству знания и компетенции предприятия, накопленные за десятилетия работы.

Перед нами стояла задача создать такой же быстрый и удобный сервис, как популярные поисковые системы, но только в ИТ-ландшафте своего предприятия. Система охватила все источники данных предприятия, при этом есть возможность подключить в контур и новые информационные системы, в том числе предприятий интегрированной структуры».

X5 Group

Глеб Катаев, начальник отдела цифровых решений департамента экономической безопасности X5 Group

«За счет использования данного продукта департамент экономической безопасности смог сократить сроки проведения проверок, увеличить охват проводимых мероприятий, а также повысить эффективность работы. Благодаря используемой схеме лицензирования мы смогли без роста затрат масштабировать продукт — если раньше у нас была поддержка 10 одновременных сессий, то сейчас их число ничем не ограничивается. В результате мы получили инструмент, с помощью которого успешно выполняем свою функцию. Ведь большая скорость и лучшее качество анализа данных позволяют нам эффективнее выявлять и предотвращать злоупотребления, финансовый и репутационный ущерб, а также способствовать улучшению бизнес-процессов компании».

Ventra

Юрий Ефросинин, директор Ventra HR Services

«Скорость и качество поиска кандидатов на дефицитном рынке труда давно стали критическими факторами для наших клиентов. А обеспечить их невозможно без цифровых инструментов. Как компания с глубокой ИТ-экспертизой, мы в Ventra подходим к выбору цифровых инструментов особенно тщательно.

Являясь одним из лидеров рынка подбора персонала, мы стремимся использовать инновационные HR Tech-решения, чтобы улучшить такие показатели на «пути кандидата», как обратная связь и возврат к финалистам. Быстрый поиск по собственной базе с помощью Content AI Intelligent Search — одна из составляющих успешного привлечения нужных специалистов".

АО «Компания «Сухой»

Антон Елисеев, начальник отдела управления знаниями АО «Компания «Сухой»

«Мы используем Intelligent Search для поиска по множеству корпоративных источников. Достоинства решения — качественный поиск на русском языке, в том числе по смыслу, а также возможность полнотекстового поиска по сканированным документам.

Intelligent Search является важной частью корпоративной электронной экспертной среды системы управления знаниями, ключевыми пользователями которой являются сотрудники конструкторского бюро, занимающиеся проектированием самолетов. С помощью поисковика можно быстро находить нужные методики, отчеты о научно-технической деятельности, статьи из отраслевых журналов и другие документы, даже если они рассредоточены по нескольким корпоративным системам.

Также Intelligent Search применяется для поиска нужных экспертов, информация о компетенциях которых организована в виде документов. Таким образом, сотрудники могут оперативно найти не только нужный документ, но и полезный для решения задачи контакт».

АО «НПО Энергомаш»

Мария Чикурова, начальник управления информационных технологий АО «НПО Энергомаш»

«Глобальная цель нашего корпоративного поиска — сохранить, приумножить и поставить на службу цифровому производству знания и компетенции предприятия, накопленные за десятилетия работы.

Перед нами стояла задача создать такой же быстрый и удобный сервис, как популярные поисковые системы, но только в ИТ-ландшафте своего предприятия. Система охватила все источники данных предприятия, при этом есть возможность подключить в контур и новые информационные системы, в том числе предприятий интегрированной структуры».

X5 Group

Глеб Катаев, начальник отдела цифровых решений департамента экономической безопасности X5 Group

«За счет использования данного продукта департамент экономической безопасности смог сократить сроки проведения проверок, увеличить охват проводимых мероприятий, а также повысить эффективность работы. Благодаря используемой схеме лицензирования мы смогли без роста затрат масштабировать продукт — если раньше у нас была поддержка 10 одновременных сессий, то сейчас их число ничем не ограничивается. В результате мы получили инструмент, с помощью которого успешно выполняем свою функцию. Ведь большая скорость и лучшее качество анализа данных позволяют нам эффективнее выявлять и предотвращать злоупотребления, финансовый и репутационный ущерб, а также способствовать улучшению бизнес-процессов компании».

Ventra

Юрий Ефросинин, директор Ventra HR Services

«Скорость и качество поиска кандидатов на дефицитном рынке труда давно стали критическими факторами для наших клиентов. А обеспечить их невозможно без цифровых инструментов. Как компания с глубокой ИТ-экспертизой, мы в Ventra подходим к выбору цифровых инструментов особенно тщательно.

Являясь одним из лидеров рынка подбора персонала, мы стремимся использовать инновационные HR Tech-решения, чтобы улучшить такие показатели на «пути кандидата», как обратная связь и возврат к финалистам. Быстрый поиск по собственной базе с помощью Content AI Intelligent Search — одна из составляющих успешного привлечения нужных специалистов".

Истории успеха

НПО Энергомаш

АО «НПО ЭНЕРГОМАШ" — разработчик и производитель ракетных двигателей.

Читать кейс

X5 Group

X5 Group внедрила российские ИИ-технологии для анализа неструктурированных данных.

Читать кейс

Преимущества решения

Доступ к данным из всех корпоративных источников ⁰¹

на основе большого числа встроенных коннекторов к разным корпоративным системам
Встроенный качественный OCR ⁰²

обеспечивающий извлечение текста из фотографий, сканов, чертежей и прочих графических документов
Работа в контуре организации ⁰³

аутентификация через каталог пользователей на базе Active Directory, учет прав доступа на основе ролей и групп, работа в закрытом контуре без доступа в интернет
Гибкость и масштабируемость под сценарии заказчика ⁰⁴

продукт внедрен у ряда заказчиков для поддержки разных сценариев и обеспечивает работу в кластерной конфигурации с миллионами документов
Открытая архитектура ⁰⁵

на стороне заказчика могут создаваться свои цифровые ассистенты с произвольной логикой работы, а также коннекторы для обхода ещё неподдерживаемых источников

Эффекты от внедрения Content AI Intelligent Search

Повышение рентабельности бизнеса

Более эффективное использование информационных ресурсов помогает принимать решения на основе точных, актуальных данных и сокращать затраты на непрофильные процессы
Безопасность

За счет упрощения доступа к базе знаний компании сотрудники могут найти информацию из всех источников, независимо от местоположения, поставщика или языка
Импортонезависимость

Объединение всех корпоративных источников данных в единое пространство повышает прозрачность бизнес-процессов предприятия и снижает производственные и финансовые риски